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フリーランスの領収書について解説!発行から交付までの手順も把握しておこう!

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フリーランスとして働いていると領収書の発行をすることがあります。クライアントから領収書を発行してほしいと言われた場合は、フリーランスは領収書を発行しなくてはいけません。しかし、契約条件によっては領収書の発行が必要ない場合もあります。

本記事では、フリーランスに領収書は必要か、発行から交付までの手順、フリーランスの領収書の書き方、適切な管理方法など、フリーランスの領収書について詳しく解説しています。

フリーランスに領収書は必要か?

民法486条で「弁済をする者は、弁済と引換えに、弁済を受領する者に対して受取証書の交付を請求できる」という定めがあります。

つまり、取引先(クライアント)から領収書を発行して欲しいと言われた場合、フリーランスは領収書を発行しなくてはいけないということです。取引先とフリーランスがあらかじめ発行しないと取り決めしていた場合には、領収書の発行の必要はありません。

取引先から領収書を発行して欲しいと言われた場合に、フリーランスは発行の義務があると覚えておきましょう。

出典:民法|e-Gov法令検索
参照:https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=129AC0000000089

領収書の発行から交付までの手順

取引先(クライアント)から領収書を発行して欲しいと言われた場合には、次の手順で発行・交付しましょう。

1.取引を完了する
2.正確な支払金額を確認して、領収書を2部発行する
3.日付や金額など領収書の記載事項を書く
4.取引に渡す領収書に金額に対応した収入印紙を貼る
5.領収書の1部(控え)はフリーランスが保管する
6.領収書を取引先(クライアント)に渡す

取引先から領収書の発行をお願いされたフリーランスは、以上のような流れで発行から交付まで行ってください。

フリーランスの領収書の書き方

初めて、取引先(クライアント)から領収書を発行して欲しいと言われた場合、どのように書けば良いか分からないと困ってしまうでしょう。

ここからは、フリーランスが領収書の発行を依頼された場合の書き方を、項目ごとに詳しく紹介していきます。領収書の書き方を知りたい方はもちろん、領収書の書き方が正しいか確認したい方はぜひ参考にしてください。

領収書の発行日付

必ず領収書の発行日付を記載しましょう。取引が完了した日ではなく、実際に支払いが行われた日付を記載します。銀行振込の場合には、発行日付は入金日になります。

発行日がズレてしまうと、経費計上の時期がズレてしまい、経費処理に問題が生じてしまい、取引先にも迷惑をかけてしまうことにもなるでしょう。特に年末などは、発行日をいつにするか取引先と話し合っておくことをおすすめします。

また、発行日を空欄のままにしていると、受け取る側に日付を改ざんされてしまう恐れもあるため注意しましょう。税務署から違法行為を指摘されることもあるため、領収書の発行日付は必ず記載してください。

領収書のあて名(受け取る相手)

領収のあて名は、領収書を受け取る相手の名前を書きます。取引相手が法人であれば会社名、個人であれば個人名を記載するのが一般的です。

なお、領収書のあて名を書く場合には、以下で紹介することに注意してください。

未記入・「上様」はNG

領収書のあて名を未記入にしたり、「上様」と書いてしまう方がいますが、これはNGです。

昔から取引相手に敬意を込めて「上様」という記入することもありました。現在でも「上様」と表記して欲しいと言ってくる取引先もあるでしょう。

しかし、「上様」と記載しただけでは、誰に対して領収書を発行したか分からないため、税務署から正しい領収書として認めらない可能性があります。

また、領収書のあて名を未記入のままにしておくこともおすすめできません。こちらも、誰に発行した領収書か分からないため税務署から指摘を受けてしまう可能性があるだけでなく、領収書を紛失した場合に悪用されてしまう危険性もあります。

余計なトラブルが発生しないよう、しっかり受け取り相手の名前(会社名)を記載してください。

(株)などの略号はマナー違反

取引相手が法人の場合、正式名称で記入するのがマナーです。

株式会社を(株)、有限会社を(有)と省略して書いても経理上問題はありませんが、受け取る相手によってはマナー違反と感じてしまうこともあります。株式会社や有限会社は略さずに記入してください。

また、株式会社などの法人格が社名の前に入るのか、後に入るのかきちんと確認し間違いがないようにしましょう。

領収金額

領収書は誰が誰に対していくら支払ったか明らかにする書類です。当然のことですが、領収金額(支払われた金額)は正確に記載するようにしましょう。

領収書の中央に大きく目立つように、税込み金額を記載します。もし、取引先から消費税額を記載して欲しいと依頼された場合には、領収金額の下に「うち消費税額○○円」と記載してください。

「¥」「金」を付ける

領収金額を記入する際には、改ざんされないように対策することも大切です。○○円と記載してしまうと、前後に数字を付け加えて金額をごまかされてしまう可能性があります。

改ざんを防ぐためには、「○○円」と記載するのではなく、金額の頭には「¥」「金」を付けて、「¥○○」「金○○」と書くようにしましょう。

さらに、改ざんされない対策として、金額を3桁ごとに「、」で区切ったり、金額の末尾に「-」や「※」を書くことも有効です。

例えば、領収金額が5万円であった場合、「¥50,000-」と記載すると良いでしょう。

但し書き(なぜお金を受け取ったのか)

但し書きは、なぜお金を受け取ったのかということです。但し書きは「但、○○代として」と書くのが基本です。

例えば、ライターの方が原稿の執筆を行った場合には「但、執筆料として」と書き、エンジニアの方がホームページ作成した場合には「但、ホームページ作成料として」などと記載しましょう。

なお、複数の業務を請け負い代金の支払いを受けた場合には、「メインの業務+他」と書くようにしてください。

また、但し書きは具体的に記入することが大切です。但し書きが「お品物代」「品代」というような曖昧なものにしてしまうと、何に対して支払われたお金か分からず、経費として認められない可能性があります。

取引相手の経理担当者が困惑してしまうので、但し書きは具体的に記入してください。

領収書を発行する人の名前・住所

最後に、領収書を発行する人の名前(屋号がある方は屋号)と住所を記載してください。名前も住所も正しく記載されていれば、手書きでもゴム印でも構いません。住所は、仕事をした場所や取引をした場所ではなく、事務所としている場所の住所を記載してください。

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領収書の適切な管理方法

フリーランスにとって領収書は大切な書類です。管理、保管の方法を決めず、適当に置いておくと、確定申告のときに自分が困ることになります。しっかりと管理するようにしましょう。

ここからは、領収書の適切な管理方法について紹介していきます。

保管期限は7年である

そもそも領収書は、いつまで保管しなければならないのかという疑問を抱く方もいるでしょう。

領収書は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間は保存しなければならないという決まりがあります。なお、この7年間という期限は青色申告をするフリーランスの方に課せられたもので、白色申告の方は5年が保管期限です。

いずれにしても、一定期間は領収書を保管する義務があるということを覚えておくと良いでしょう。

出典:No.5930 帳簿書類等の保存期間|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

出典:個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/kojin_jigyo/index.htm

受領した領収書は控えを保管する

二重発行や二重請求といったトラブルを防ぐために、受領した領収書の控えは適切に保管しておくことが大切です。

パソコンを使って領収書を発行している場合は領収書発行アプリを使ってオンライン上で保管しておくと良いでしょう。

手書きの場合は、市販されている冊子式の領収書を使って控えを切り離さずに保管するのがおすすめです。冊子式の領収書の控えを切り離してしまうと、税務調査が入ったときに改ざんを疑われてしまいます。間違えた場合も切り離さずに取っておくと良いでしょう。

必要に応じて分類保存する

もらった領収書は、税務調査があった場合などに備えて分類して保存しておくのがおすすめです。

事業年度ごとに封筒にまとめて保存したり、見やすいようにファイリングしたり、ノートに貼り付けておくのも良いでしょう。

また、令和4年1月に施行された改正電子帳簿保存法で、紙で受領・作成した書類を画像データで保存することが認められるようになりました。法令に則り、もらった領収書をスキャンして保存しておくのも良いでしょう。

出典:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

Midworksでは、フリーランスの案件紹介に加えて、キャリア相談も受け付けています。転職してフリーランスになることを考えている場合は、ぜひMidworksを活用してみてください。

フリーランスが領収書を発行する際の注意点

ここからは、フリーランスが領収書を発行する際の注意点を紹介していきます。ぜひこの機会に領収書発行に関する注意点を理解しておいてください。

5万円以上で収入印紙が必要

領収金額が5万円以上の領収書を発行する場合は、法令に則り収入印紙を貼る必要があります。

5万円以上100万円以下の場合は200円、100万円超200万円以下の場合は400円、200万円超300万円以下の場合は600円、300万円超500万円以下の場合は1,000円、500万円超1,000万円以下の場合は2,000円の収入印紙が必要です。

ただ、この金額は売上代金を受領した場合のもので、売上代金以外のものを受領する場合には5万円以上で一律200円の収入印紙が必要となっています。

また、収入印紙が必要なのは紙の領収書を発行した場合に限られます。電子領収書を発行する場合には、印紙を貼る必要はありません。電子領収書を採用した方が、コストの削減になるでしょう。

ただし、取引先によっては電子化が進んでおらず紙で欲しいと考えるところもあります。電子領収書で良いかどうかは必ず取引先に確認してください。

出典:No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7105.htm

再発行に応じる義務はない

取引先から領収書の再発行を依頼されても応じる義務はありません。

これは、経費の二重計上を防ぐために重要なことで、再発行に応じてしまうと不正に加担してしまう恐れがあります。再発行には応じないということをあらかじめ領収書に明記しておくと良いでしょう。

捺印を求められることもある

発行元の印鑑が捺印されている領収書も捺印されていない領収書も、有効性には変わりはありません。

そのため、領収書への捺印の義務はないですが、印鑑があることで領収書の正当性や信憑性が増すため、発行元の印鑑がない領収書でないと受理できないとしているところもあります。

取引先から領収書への捺印を求められた場合には応じるようにしましょう。

領収書に使用する印鑑の種類とは

領収書に使用する印鑑に決まりはありません。スタンプ式の印鑑でも認印でもどの印鑑を使っても問題ありませんが、丁寧な印象を与えるためにはきちんとした印鑑(社印など)を押すことをおすすめします。

クレジットカード払いの場合は領収書を発行しない

クレジットカード払いで代金を受領した場合には、取引先から直接お金を受け取ったのではなく、クレジットカード会社からお金を受け取ったことになるため、領収書の発行義務はありません。

取引先から領収書の発行を依頼されても、発行しなくても問題はないです。もし、クレジットカード払いの領収書を発行する場合には、クレジットカード経由でお金を受け取ったことが分かるようにしておくと良いでしょう。

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フリーランスが領収書を受領する際の注意点

最後に、フリーランスが領収書を受領する際の注意点を紹介していきます。

フリーランスとして活動していくと、備品を購入したり、商品を仕入れたりして領収書を受け取ることも多くなるでしょう。領収書を受け取る場合に困らないように、以下の注意点を頭の中に入れておいてください。

経費になるものは全て領収書を求める

経費になる可能性がある支出に関しては、全て領収書を求め、経費計上できるようにしておきましょう。

なお、クレジットカードの明細書や購入履歴や決済履歴が書かれているメールは、領収書の代わりとして使用できます。領収書の代わりとして使用できる書類についても残しておいてください。

経費にできる・できないの基準

フリーランスの方が経費にできる支出は、事業で必要になったものだけです。プライベートの支出は経費にはできません。

例えば、個人事業税や固定資産税といった事業に必要な税金や事務所の光熱費や家賃などの地代、商品を発送するための梱包費や荷造費などの荷造運賃、代引き手数料や振込手数料などの支払手数料、開業のためにかかった開業準備費などがあります。

また、従業員を雇用している場合には、従業員に支払う給与や健康保険料や介護保険料などの法定福利なども経費とすることが可能です。

経費にできるものはしっかり計上できるようにしておきましょう。

領収書が発行できない場合は出勤伝票を用いる

全ての支出に領収書を発行してもらえたら良いですが、領収書の発行されない支出というものもあります。電車賃やバス代などの交通費、ご祝儀や香典などの慶弔費、自動販売機で飲み物を購入した場合などが領収書が発行されないケースです。

領収書が発行できない場合には、出金伝票を領収書の代わりとして使用できます。出金伝票とは、出金に関する取引を記録する書類のことです。領収書がもらえない取引のときだけでなく、領収書をなくしたときにも使用できます。

出金伝票には、支払日・支払先・摘要(何に使ったか、支払い内容)・金額を記載しなくてはいけません。領収書のない支出があった場合には、しっかり覚えておいて、出金伝票に記載しましょう。

あて名を必ず記載してもらう

領収書をもらう場合、あて名は必ず記載してもらうようにしましょう。

前述したように、あて名が空欄のままの場合は経費として認められない可能性があるだけでなく、紛失したときに悪用されてしまう可能性があります。

社名や名前、屋号などは正しく記載してもらうようにしてください。

開業前の領収書も経費にみなされる

開業にかかった費用には、フリーランスになるための知識を学ぶために出席した講習会やセミナーの代金、事務所を探すためにかかった費用、備品購入のための費用などがあるでしょう。

このような開業のためにかかった費用に関する領収書も大切に保管しておきましょう。

フリーランスの領収書の書き方を正しくマスターしよう

取引先から領収書の発行を求められたら、正しい手順で領収書を発行しましょう。

間違った記入や記入漏れがあった場合、経費として認められないどころか、不正を疑われてしまう危険性があります。領収書の正しい書き方をマスターして、円滑な取引を実現しましょう。

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Branding Engineer編集部

Branding Engineerは、フリーランスエンジニアと企業のマッチングサービスである「Midworks」中心としたエンジニアプラットフォーム事業、総合WEBマーケティングソリューションサービス「Digital Arrow Partners」を中心としたマーケティングプラットフォーム事業を運営。

Branding Engineerは、フリーランスエンジニアと企業のマッチングサービスである「Midworks」中心としたエンジニアプラットフォーム事業、総合WEBマーケティングソリューションサービス「Digital Arrow Partners」を中心としたマーケティングプラットフォーム事業を運営。

記載されている内容は2024年03月05日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

初回公開日
2019.03.13
更新日
2024.03.05

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