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納品書の書き方をマスターしよう!記入項目から作成時の注意点まで解説

納品書の書き方をマスターしよう!記入項目から作成時の注意点まで解説のイメージ

「納品書ってそもそもどんな書類?」
「納品書の書き方を教えてほしい」
「納品書と検収書の違いを知りたい」
納品書という言葉を聞いても、どのような書類なのか、どのように作成すればいいか分からず不安や疑問を感じている人もいるでしょう。

本記事では納品書の概要や役割、作成前に準備すべきこと、正しい書き方などについてまとめました。併せて、納品書を書くときの注意点、領収書・受領書・検収書との違いについても解説しています。

本記事を読めば、納品書の役割や書き方を理解できるでしょう。本記事を参考にして、納品書を作成してください。

納品書とは

納品書とは取引先に対して商品やサービスを提供する際に発行し、納品物に同封する書類のことです。

納品書を発行することで、取引先に対してどの商品をどのくらい納品したのか、どのような仕様の商品を納品したのかなどを伝えることができます。また、納品書と請求書を紐づけることで経理面でも管理しやすくなります。

納品書の役割

納品書の発行は義務ではありませんが、発行することで役立つことがあります。ここからは、納品書の役割について詳しく解説していきます。

改めて納品書について知りたい人、これから納品書の作成を控えている人は参考にしてください。

商品・サービスの内容を確認する書類

納品書は納品した商品やサービスの内容を記載した書類です。納品書があることで納品書を受け取った取引先(購入者)は、届いた商品やサービスが発注通りかどうかチェックできます。

また納品物が現物ではない場合、納品書だけを送るのが一般的です。

納品書には納品した商品やサービスの内容を正確に伝えるという目的があるため、作成するときは間違いのないよう注意してください。

取引先との信頼関係につながる書類

納品書には取引先(購入者)に安心感を与え、信頼関係の形成につなげる目的があります。

納品書の発行は義務づけられていませんが、取引先との信頼関係につながるため多くの企業が納品書を発行しています。

経理作業でも必要となる書類

納品書は経理作業で必要なだけではなく、保管期間が義務づけられています。納品書が届いたら実際に届いた商品やサービスと相違点はないか照らし合わせ、納品書を保管しましょう。

納品書の保管期間は税法上7年間とされています。因みに、納品書を受け取った日から起算するのではなく、当該年度の確定申告提出期限日の翌日から7年間です。

出典:概要|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm

納品書を書く前に準備するもの

ここからは、納品書を書く前に準備すべきものを紹介します。

もし実際に納品した納品物と納品書の情報が異なっていると、取引先(購入者)に不信感を抱かせる可能性があります。正確な納品書を作成するためには、必要なものを事前に揃えることが大切です。

これから、納品書を発行する予定のある方はぜひ参考にしてください。

納品書のフォーマット

まず、納品書用紙を用意しましょう。納品書用紙が手元にない人は、無料の納品書テンプレートをダウンロードするか自身で作成してください。

また、納品書のサイズはA4サイズが主流ですが、特に決まりはありません。

封筒・切手

納品書用紙の準備ができたら、封筒を用意しましょう。封筒のサイズに決まりはありませんが、納品書が入る大きさを選んでください。A4サイズの納品書の場合は長形3号封筒がおすすめです。

納品物を発送するときに納品書を同梱する場合は切手は不要ですが、納品書のみを送る場合は納品書を3つ折りに封入し、定形郵便で送るのが一般的です。

「納品書在中」の判子(スタンプ)

可能であれば、「納品書在中」の判子(スタンプ)を用意しておきましょう。封筒に「納品書在中」の判子(スタンプ)が押印されていれば、中身を確認する手間が省けます。判子(スタンプ)は、封筒の表面左下に押印してください。

取引先(購入者)によっては、多くの書類を扱うケースがあるので助かるでしょう。また、納品書を多く発行する受注者にとっても、業務負担の軽減につながります。

もし判子(スタンプ)の用意ができない場合は、手書きでも問題ありません。手書きの場合も、封筒の表面左下に「納品書在中」と書きましょう。

納品書の書き方

ここからは、納品書の正しい書き方について解説します。正確な納品書を作成するためには「納品書に記入すべき項目」と「納品書の記入手順」を理解しておきましょう。

これから納品書を作成する可能性のある人は、ぜひ参考にしてください。

納品書の記載必須項目

納品書の発行は義務ではないため、記載事項やフォーマットに決まりはありません。ただし、消費税の仕入税額控除を受けるためには、納品書の記載事項が決められているので注意してください。

必要な記載事項とは「書類作成者の氏名または名称」「取引年月日」「取引内容」「税率ごとに区分して合計した税込対価の額」「書類の交付を受ける事業者の氏名または名称」の5つです。

出典:No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm

  • 書類作成者の氏名または名称
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 税率ごとに区分して合計した税込対価の額
  • 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

記入手順

納品書の正確な書き方を覚えるためには、3つの記入手順を理解しておきましょう。3つの記入手順とは「納品先(購入者)と納品者(受注者)の情報を記入」「納品した商品情報の記入」「納品した商品の小計金額・消費税・合計金額を記入」を指します。

「納品先(購入者)と納品者(受注者)の情報を記入」では、納品先(購入者)の宛名(企業名など)を書いてください。また、納品者の情報では、企業名・所在地・電話番号(FAX番号)・担当者名を記入しましょう。

さらに、納品書発行日や納品者番号(社内確認用の通し番号)を書き込み、納品書に社印(角印)を押印してください。

次に「納品した商品情報の記入」では、商品名・品番・数量・単位・商品単価・内容を記入します。記入するときは、分かりやすい記載を心掛けましょう。

「納品した商品の小計金額・消費税・合計金額」では、納品した商品の小計金額(税抜)と消費税を記入してください。合計金額では、小計金額と消費税を合わせた金額を記載しましょう。金額を記入するときは、間違いのないよう注意してください。

  • 納品先(購入者)と納品者(受注者)の情報を記入
  • 納品した商品情報の記入
  • 納品した商品の小計金額・消費税・合計金額を記入

納品書を作成するときの注意点

納品書を書くとき、どのような点に注意すればいいのでしょうか。ここからは、納品書を書くときの主な注意点を6つ取り上げました。

納品書を作成する前に、注意事項を把握してスムーズに作成できるようにしましょう。

  • 納品前に送付するのはマナー違反になる
  • 納品書の日付は出荷日を原則とする
  • 納品書は発行しなくとも問題ない
  • 納品書への押印は必須ではない
  • 電子データで発行することもできる
  • 納品書の保管期間とは

納品前に送付するのはマナー違反になる

納品前に納品書が届いてしまうと、商品やサービスとの照らし合わせができません。もし何らかの事情で納品できなかった場合、事務処理と納品物確認の手続きにズレが生じる可能性があります。

結果として、取引先(購入者)に迷惑をかけてしまうため注意しましょう。

納品書の日付は出荷日を原則とする

納品書に記入する日付は納品日ではなく、出荷日を原則としてください。

納品物(商品やサービス)を発送する場合、交通事情等により遅延が発生する可能性があるため、納品日を記入してしまうと正確性に欠けてしまいます。

納品書は発行しなくとも問題ない

納品書の発行は義務ではないため、発行しなくても問題ありません。したがって、取引先(購入者)から納品物が届いたとき、納品書がなくても法律違反ではないので注意しましょう。

納品書への押印は必須ではない

納品書への押印は必須ではありませんが、できれば社印(角印)の押印をおすすめします。法律的には納品書への押印は義務ではないため、押印がなくても納品書の効力に変わりはありません。

したがって、押印のない納品書を発行しているケースもありますが、問題はないので注意してください。

ただし、日本のビジネスでは書類の信頼性を高めるため押印する商習慣があります。特に、企業間の取引では押印を求める傾向があるので理解しておきましょう。

電子データで発行することもできる

納品書の保管に伴う業務負担を軽減したい人は、電子化を検討してみましょう。納品書は紙で保管するよりも、電子データで保管した方が業務負担を軽減できます。

従来、税務に関する帳簿書類は紙の保存が義務づけられていましたが、「電子帳簿保存法」により、一定の要件を満たした上で帳簿や関連書類の電子化が認められるようになりました。

納品書を電子化すれば「コスト削減」「業務効率化」「検索のしやすさ」「納品書の紛失・劣化の防止」といったメリットを得られるでしょう。

出典:電子帳簿保存法の概要|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/02.htm

納品書の保管期間とは

納品書の保管期間は税法上7年間と定められています。保管期間の7年間というのは納品書が発行された日付からではなく、当該事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えてください。

出典:No.5930 帳簿書類等の保存期間|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

納品書を発行するタイミングは?

納品書について理解できたところで実際に納品書を発行するとなると、いつ発行すればいいのか分からないという人もいるでしょう。

納品書の発行は、原則として商品を出荷するタイミングで発行します。その際、注文書などに記載している内容と納品書・納品物に間違いがないか確認してください。

納品書と関連書類との違い

ビジネス上の取引では、間違いなく契約・完了されたことを証明するために、さまざまな書類が発行されています。

ここからは納品書と混同されがちな領収書・受領書・検収書を取り上げ、それぞれの違いについてまとめました。

納品書との違い、特徴や発行のタイミングなどを解説しているので、ぜひ参考にしてください。

「領収書」との違い

領収書とは、商品やサービスの代金が支払われたことを証明する書類です。通常、代金が支払われたときに発行されます。領収書は購入者から発行の請求があった場合、発行する義務があるので注意してください。

一方、納品書は商品やサービスが納品されたときに発行される書類で、発行義務がありません。納品書と領収書の違いを理解しておきましょう。

出典:民法|e-Gov法令検索
参照:https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=129AC0000000089

「受領書」との違い

受領書とは、商品やサービスを受け取った人(購入者)が「納品物を受領した」ことを受注者に伝える書類です。

前述したように納品物と納品書が届いた後、受領書を受注者へ送ります。受領書を送ることで「納品物を受け取った」ことを伝えられます。

「検収書」との違い

検収書とは、納品物(商品やサービス)が見積書通りであるかチェックし、問題がないと購入者が認めたときに発行する書類です。

検収書が発行されれば、納品物が契約通りであることの証明になります。検収書発行後は、納品物に関して受注者にクレームを出すことはできません。

納品書の書き方をマスターしましょう

納品書には、取引先(購入者)に安心感を与える役割があります。そのため、納品書を作成するときは、記載事項や発行のタイミングなど適切に対応してください。

納品物(商品やサービス)を送るときに慌てて納品書を作成するのではなく、この記事を参考にして納品書のフォーマットを事前に用意したり、書き方を習得したりと日頃から準備しておきましょう。

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この記事の監修者

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Branding Engineer編集部

Branding Engineerは、フリーランスエンジニアと企業のマッチングサービスである「Midworks」中心としたエンジニアプラットフォーム事業、総合WEBマーケティングソリューションサービス「Digital Arrow Partners」を中心としたマーケティングプラットフォーム事業を運営。

Branding Engineerは、フリーランスエンジニアと企業のマッチングサービスである「Midworks」中心としたエンジニアプラットフォーム事業、総合WEBマーケティングソリューションサービス「Digital Arrow Partners」を中心としたマーケティングプラットフォーム事業を運営。

記載されている内容は2024年06月04日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

初回公開日
2019.03.13
更新日
2024.06.04

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