「検収書」の書き方・記入例｜納品書・請求書・受領書との違い

企業が商品やサービスを発注しそれを発注先から納品を受けて代金を支払う。この単純な流れの中にも「見積書」「発注書」「納品書」「受領書」「検収書」「請求書」と多くの書類が関連します。その中でも「納品」に関して「請求書」と並んで特に重要なものが「検収書」です。

発注先の企業から納入された商品の数量や種類、内容などに問題がないことを発注者が点検したことを証明する文書のことを「検収書」といいます。検収書を発行するということは、納品された商品・サービスが契約どうりで問題がなかったことを意味するので、(一部の例外的な場合を除いては)以後、納入された商品・サービスに関してクレーム等を主張することはないと発注先に表明することでもあります。

ですから、原則として検収書を受注者側に渡した後に、納品された商品・サービスについてクレームを言い立てることはできないのです。取引の流れを書類の面からみると「見積書→発注書→納品書→受領書→検収書→請求書」というようになります。受領書と検収書が届いた時点で、商品・サービスの納品は問題なく完了したということになり受注者側は請求書を発行します。

納品書とは、取引先に商品を納入する際に商品の明細を記入して顧客に提出する書類のことです。納品書に記入する事項については法律で定められてはいません。

納品時に取引先に伝えたいこと(製品の詳細、数量、単価、合計金額など)を記載するのが一般的です。納品書に記載される項目は請求書と同じような内容となることが多いですが、見積書や請求書が税務上の必要性から保管しなければならない書類であるの対して、納品書は税務上は必要ないため保管する必要はありません。会社によっては納品書を発行しないところもあります。

しかし、請求書と納品書の項目を照合することでミスをチェックできるのでその作業が終わるまでは納品書は保管しておいたほうがよいでしょう。検収書は発注者が発行するものですが、納品書は商品・サービスを納品・販売した側が発行するものです。通常、納品書は納品の際に商品などに添付されます。

そして、納品された商品・サービスはその後検収されることになります。民法上では商品・サービスの引き渡しが行われた時点で発注側(注文者)は発注先(請負者)に報酬を支払う義務が発生しますが、検収確認後に報酬が支払われるかたちが一般的です。

納品・販売した商品・サービスの対価を請求する際に出す文書が請求書です。商品の種類や個数、サービスの内容、支払期限や振込先などを記載します。検収書は発注者側が発注先に対して発行するものですが、請求書は商品・サービスを納品・販売した側が発注した側に対して発行するものです。

納品書や請求書、領収書は契約に直接関係するものではなく、契約に付随するものである点が共通しているといえるでしょう。消費税の仕入税額控除を受けるためには、課税仕入れなどに関する帳簿及び請求書等を保存しなければならないとされています。

請求書(及び帳簿等)の保存期間については「その閉鎖又は受領した日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間、事業者の納税地又はその事業に係る事務所等」に保存しなければならないとなっています(ただし6年目と7年目は帳簿又は請求書のいずれか一方を保存すればよいことになっています)。

請求書の記載項目は一般に以下のようになっています(仕入れ額控除を受けるために必要な記載事項です)。

①書類作成者の氏名又は名称
②取引年月日
③取引内容
④取引金額(税込み)
⑤書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

また請求書については「課税期間の範囲内で、一定期間内の取引をまとめて記載する方法」「商品名等について、個々の名称でなく包括的な記載であっても、課税資産の譲渡等に当たることを明らかにする方法」「商品名を記号や番号などで表示してあっても、記号表などにより、課税資産の譲渡等に当たることを明らかにする方法」が認められています。

検収書、受領書はともに発注者側が発行するものですが、検収書が「注文通りの納品内容でした」という内容であるのに対し、受領書は「商品を確かに受け取りました」ということを証明するものです。

受領書はあくまでも商品・サービスを受け取ったことを証明する書類ですので内容確認に関する証明とはなりません。ですから受領書はもらったけれども検収書はもらっていないなどという場合は後からクレームがくる場合もあるので気を付けましょう。

後でも述べますが、受領書は、
①納品後に発行される書類である
②発注者側が発行する
という点が共通のため検収書と混同されがちです。現実的には受領書兼検収書という形式で発行している会社も少なくありません。

検収書に記載する日付ですがこれは納品を受け取った日付ではなく、納入された商品の数量や種類、内容などに問題がないことを発注者が点検した日付(検収した日付)を記載、もしくは押印しなければなりません。

納品書・受領書の日付は納品を受けた日付です。納品された日に検収も完了した場合には、納品書・受領書・検収書の日付が同じ日になります。初めに述べたように検収書を発行した段階で「納品された商品・サービスに何も落ち度はない」と認めることを意味しますから、それ以降に受注者にクレームを言うことは原則できません。

ですので、納品を受けて検収を行う前に受領書と検収書をまとめて受注先に渡すということがあってはいけません。

上でも述べているように検収書には法的に決まった形式というものはありません。しかし検収書(及び納品書、受領書)は見積書と同じ内容が記載されていなければなりません。そうでない場合は契約違反となってしまいますので注意が必要です。通常、検収書(及び納品書、受領書)に記載しておくべき項目は以下のようになります。

・発行日
・取引先・相手の名前・名称
・発行元名
・検品(納品・受領)した案件名など
・商品等の詳細
・商品等の数量
・商品等の合計金額
・備考

検収書(受領書)は受注者が作成した書類へのサイン、押印という形式もありますし、発注者が独自の形式で発行しても構いません。

検収書の送り状の文例は下記のようになります。

○○株式会社　御中
平成〇年〇月〇日
株式会社　●●　検査部　□□
注文番号No.10000110
検収書送付の件

表題の件、〇月〇日付けで確かに注文品を受領いたし(注文品に異常がなかったことを確認しました／納入物品の受け入れ検査を実施し合格しました)。

つきましては、(納品受領書兼検収書／貴社ご指定の検収書類)に捺印して同封いたしますので、ご確認のうえご査証ください。

同封書類
1．納品受領書兼検収書　１式

以上


検収書本体の例は下記のようになります。

検収書
○○株式会社　御中
注文番号：No.10000110
作成日：〇年〇月〇日
検収印(社名・検査部署・担当者など)

下記の通り検収致しました。

合計金額：　￥1,000,000(消費税別)

No. ：品名：数量：単価：合計金額
1：事業システム機器A：1：200,000：200,000
2：事業システム機器B：3：150,000：450,000
3：事業システム機器C：7： 50,000：350,000

計 1,000,000

備考