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検収書とは?関連書類との違いや発行の流れ・記載方法も紹介

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「検収書の書き方を教えてほしい」
「検収書と受領書は、何が違うの?」
「検収書はいつ発行すればいい?」
検収書を発行したいけれど、検収書の書き方や発行のタイミングなどが分からなくて悩んでいる人はいませんか。

検収書は、納品物(商品やサービス)が発注通りで問題がないことを証明する大切な書類です。

本記事では検収書の概要や役割、記載すべき項目、検収書の書き方についてまとめました。あわせて、検収書を作成するときのポイント、請求書・納品書・受領書との違いについても解説しています。

本記事を読むことで検収書の役割や書き方を理解できるでしょう。本記事を参考にして、検収書をスムーズに作成してください。

検収書とは

検収書とは、納品された商品やサービスの内容(商品名・個数・品質など)が発注通りであることを、受注者に通知する書類です。

検収書の発行後、発注者(購入者)は受注者に対して商品やサービスのクレームを出すことはできません。

検収書の役割

検収書は必ず発行すべき書類ではありませんが、スムーズな取引をするためには欠かせない商習慣の1つです。

ここでは検収書に求められる役割を4つまとめました。検収書に求められる役割を知ることで、検収書の必要性を理解できるでしょう。

納品の証明

検収書は、発注通りの商品やサービスが問題なく納品されたことを証明する書類でもあります。納品された商品やサービスの検収をするときは、発注通りか入念にチェックしてください。

確認すべき箇所として、商品名や数量、品質や合計金額などが挙げられるでしょう。各項目のチェックは、厳しく行ってください。

売上計上の基準

商売ではどの時点を売上として計上するか、つまり「売上計上の基準」をいつにするか決めなければなりません。

「売上計上の基準」は、どの時点を基準にするかで「出荷基準」「納品基準」「検収基準」に分けられます。

もし、受注者が「検収基準」を採用している場合、「商品やサービスを取引先(購入者)に納品した日を基準」にしているため、検収書の送付を依頼される可能性があります。

発注者(購入者)は納品物の検収が完了したら、受注者へ検収書を速やかに送付してください。

顧客からのクレームやトラブルの防止

検収書には、顧客(購入者)からのクレームやトラブルを防止する役割があります。

検収書とは、納品物(商品やサービス)を受け取った顧客(購入者)が商品名や個数などを確認した上で、問題がなかったことを証明する書類です。

したがって、検収書を発行した顧客(購入者)は受注者にクレームを出せません。検収書を発行することで「個数が間違っていた」「商品が壊れていた」といったトラブルを避けられるでしょう。

請求書の発行を省略

取引先との間で「検収書の発行により、支払いの義務が生じる」と事前に約束しておけば、請求書の発行を省略できます。

通常、納品・検収の後、受注者が請求書を発行します。ただし、上記の通り、事前に約束しておけば請求書の発行をカットできるため、取引をスムーズに進められるでしょう。

検収書と関連書類との違い

ビジネスでは、検収書以外にさまざまな書類が取引で使われています。ビジネスに関する書類を交わすことはトラブルを防ぐだけでなく、企業間の信頼関係形成にも役立っています。

ここでは、検収書以外の書類として、請求書・納品書・受領書を取り上げました。各書類の特徴だけではなく、検収書との違いについても解説していますので参考にしてください。

請求書

請求書は、受注者側から発注者(購入者)へ納品物(商品やサービス)の代金を請求するために発行する書類です。請求書には請求金額だけではなく「商品・サービス名」「数量」「支払期限」「振込先」などが記載されています。

検収書も、請求書と同様に納品・検収後に発行される書類ですが、発行者や目的が異なるので注意しましょう。

検収書は発注者(購入者)によって発行されます。一方、請求書の発行者は受注者で、請求金額を伝えることが目的です。

納品書

納品書は商品・サービスを納品したことを伝える書類で、受注者によって発行されます。納品書の多くは、納品物と一緒に発注者(購入者)へ送ります。

納品書と検収書の違いとしては「発行者」と「発行のタイミング」が挙げられるでしょう。納品書の発行者は受注者ですが、検収書の発行者は発注者(購入者)になります。

また、発行のタイミングについては、納品書は納品後に発行されますが、検収書は検収後に発行されるという違いがあります。

受領書

受領書は納品物(商品やサービス)を確かに受け取ったことを伝える書類で、発注者(購入者)によって発行されます。

受領書と検収書は発行のタイミングがいずれも納品後になるため、混同しないよう気をつけてください。

受領書は「納品物を受け取ったこと」を伝える書類ですが、検収書は「納品物を検収したこと」を証明する書類です。目的が異なるため、注意しましょう。

検収書に記載する項目

検収書の様式や書き方は法的に決められていないため、自由に記載できます。ただし、記載すべき項目はある程度決まりがあるので、注意してください。

記載すべき項目には「検収日」「取引先(納品者・受注者)の名称」「発行者(購入者・発注者)の名称」「検収担当者」「商品・サービス名」「数量」「単価」「合計金額」が挙げられます。

検収書を発行するときは、商品・サービス名、数量、金額など間違いがないよう、気をつけて作成してください。

また、印鑑については、社印(角印)と検収担当印の両方あるいはどちらかを押印しますが、押印のルールは各企業によって決まりがあるので確認した上で対応しましょう。

検収書発行の流れ・記載例

ここからは、検収書の書き方だけではなく取引先(受注者)への送付方法、検収書の書き方例についても紹介します。

今後、検収書を発行する可能性のある方は、ぜひ参考にしてください。

  • (1)商品もしくはサービスを検収する
  • (2)検収書を作成する
  • (3)検収書を取引先へ送付する

(1)商品もしくはサービスを検収する

商品やサービスが納品されたら、発注通りの内容かどうか検収してください。検収書発行後、取引先(受注者)にクレームを出すことはマナー違反になるため、念入りにチェックしましょう。

納品物(商品やサービス)を確認する項目には「商品名」「型番」「数量」「単価」「品質」「合計金額」などが挙げられます。

もし、納品物(商品やサービス)にミスや不良品などがあった場合は、検収書を発行せず、取引先(受注者)へ速やかに報告しましょう。

(2)検収書を作成する

納品物(商品やサービス)の検収が完了したら、検収書を作成しましょう。検収書の作成・発行は「納品物が発注通りであった」ことを証明する書類になるため、ミスのないよう注意してください。

検収書を作成する前に、検収書用紙を準備しましょう。検収書用紙を入手するためには「検収書の無料テンプレートを利用」「自力で作成」「企業が提供する作成サービスを利用」といった方法が挙げられます。

(3)検収書を取引先へ送付する

検収書が完成したら、取引先(納品者・受注者)へ検収書を送付しましょう。検収書を送付する方法には「郵送」あるいは「PDFとしてメールで送信」といったケースが一般的です。

検収書の送付方法に決まりはありませんが、どのような方法で送付するか取引先(受注者)と事前に相談しておきましょう。

検収書の記載例

検収書の書き方に法律的な決まりはありませんが、基本的な記載事項を理解しておきましょう。

検収書に記載する基本的な項目には「タイトル」「検収日」「取引先名(納品者・受注者)」「会社情報(自社の社名・所在地・電話番号・FAX番号)」「検収担当者名」「件名(納品・受領した商品名)」「商品の情報」「検品した商品の合計金額」が挙げられます。

「タイトル」には「検収書」と記載してください。「タイトル」の位置は、検収書用紙の一番上の真ん中に設定しましょう。

「検収日」には、納品物(商品やサービス)の検品を行った日を入力します。「取引先名(納品者・受注者)」には、「〇〇株式会社 御中」のように記載しましょう。

「会社情報」には自社名・所在地・電話番号・FAX番号を入力し、「検収担当者名」には実際に検品した担当者名を入れてください。

「件名(納品・受領した商品名)」と「商品の情報」には、納品された商品やサービス名・数量・単価・金額などを正確に記載します。

「検品した商品の合計金額」には、実際に検品した納品物(商品やサービス)の合計金額を正しく入力しましょう。

検収書を作成するときの注意点

検収書を作成するとき、どのような点に注意すればいいのでしょうか。ここでは、主なポイントを5つ取り上げ、それぞれについてまとめました。

検収書を作成するときは、検収書を受け取った取引先(受注者)が不信感を抱かないよう、ビジネスマナーを押さえることが大切です。

  • 収入印紙は貼付しない
  • 押印を忘れない
  • 速やかに発行する
  • 日付に注意する
  • メールで送付することもできる

収入印紙は貼付しない

検収書に、収入印紙を貼付ける必要はありませんので注意してください。印紙税法では、収入印紙が必要な文書は「課税文書」と定めらており、5万円を超える領収書などが該当します。

検収書は「課税文書」ではないため、印紙を貼付ける必要がありません。

出典:No.7100 課税文書に該当するかどうかの判断|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7100.htm

出典:No.7140 印紙税額の一覧表(その1)第1号文書から第4号文書まで|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7140.htm

出典:No.7141 印紙税額の一覧表(その2)第5号文書から第20号文書まで|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7141.htm

押印を忘れない

日本の商取引では、正式な書類であることの証明として、書類に押印する習慣があるため、検収書には検収担当者印と社印(角印)を押印しましょう。

また、検収担当者が「確実に検収した」ことを示すために、検収担当者印を押印する目的もあります。

押印のない検収書を送ると、取引先から「検収書に不備がある」と認識され、受け取ってもらえない可能性があるので注意してください。

速やかに発行する

納品物(商品やサービス)の検収が完了したら、速やかに検収書を発行しましょう。検収書の発行に法的な義務はありません。ただし、検収書は、取引先との信頼関係構築、スムーズな商取引実現のために大切な書類の1つです。

納品物(商品やサービス)が届いたらできる限り早く納品物を検収し、検収書を発行してください。

日付に注意する

検収書の日付は、検収日を記載しましょう。検収日と納品日を誤認しないよう気をつけてください。因みに、検収日とは納品物の検収をした日、納品日とは商品・サービスを受け取った日です。

メールで送付することもできる

検収書をメールで送信するときは、ミスのないよう十分に注意してください。代表的なミスとしては、送信先の指定間違いによる情報漏洩、データ(検収書)の添付忘れなどが挙げられるでしょう。

検収書をメールで送信するときは、入念にチェックした上で行ってください。

取引先(納品者・受注者)によっては、メールチェックが遅れがちなケースがあります。検収書をメールで送信するときは、トラブル防止のためにも取引先へ事前に相談しておきましょう。

検収書はトラブル防止に役立つ書類

検収書は法的に必要な書類ではありませんが、取引間の信頼関係を構築したり、商取引をスムーズに進めたりするためには、大切な書類です。

この記事を参考に検収書に求められている役割をしっかりと理解した上で、検収書の正しい書き方を身につけましょう。

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この記事の監修者

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Branding Engineer編集部

Branding Engineerは、フリーランスエンジニアと企業のマッチングサービスである「Midworks」中心としたエンジニアプラットフォーム事業、総合WEBマーケティングソリューションサービス「Digital Arrow Partners」を中心としたマーケティングプラットフォーム事業を運営。

Branding Engineerは、フリーランスエンジニアと企業のマッチングサービスである「Midworks」中心としたエンジニアプラットフォーム事業、総合WEBマーケティングソリューションサービス「Digital Arrow Partners」を中心としたマーケティングプラットフォーム事業を運営。

記載されている内容は2024年06月04日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

初回公開日
2019.03.13
更新日
2024.06.04

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