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履歴書の郵送方法は?封筒選びから送付までビジネスマナーも紹介

履歴書の郵送方法は?封筒選びから送付までビジネスマナーも紹介のイメージ

「履歴書を郵送するように指示されたのですが、適切な郵送方法を教えてほしい」
「履歴書を郵送する封筒は何でも良いの?マナーはある?」
履歴書の郵送に関して、このような疑問をもっている人は多いのではないでしょうか。

この記事では、履歴書の適切な郵送方法や送付に使う封筒の選び方、封筒の表書き・裏書きのマナーなどを紹介しています。

また、履歴書の封筒への入れ方や郵送報告メールの送り方も紹介しているため、この記事を読むことで相手に失礼のない履歴書の送り方ができるようになります。

クライアントから履歴書の送付を求められても安心して履歴書を郵送できるよう、履歴書の郵送方法について知りたい人はぜひこの記事を参考にしてください。

履歴書の適切な郵送方法は?

履歴書を郵送する場合はいくつか注意しておきたいことがあり、それらが守られていないとマナー違反と取られてしまう可能性があります。以下で紹介する適切な郵送方法を守って、履歴書を送付してください。

普通郵便とするのが一般的

履歴書は普通郵便で送るのが一般的です。ただし、企業から別途指示があった場合にはその指示に従ってください。

普通郵便で送る場合、締め切り期日までに先方に届くように余裕をもって出すことが大切です。

普通郵便は通常、差出日の翌々日以降(宛先によって変わってくる)でないと届きません。土日や休日の配達は行っていないため、土日祝日を挟む場合はそれ以上の日数が必要になります。締め切りまでに先方に確実に届くように、お届予定日を確認してから出すようにしましょう。

普通郵便で送る際の注意点

  • ポスト投函はせず郵便局の窓口から郵送する
  • 郵送料金に間違いがないか確認する
  • 必着か消印有効かを確認する

履歴書をポスト投函してしまうと、正確な郵送料金でない場合は料金不足で返送されるか、料金が不足した状態で受取人に届いてしまいます。そのため、郵便局の窓口から郵送するようにしましょう。

郵便局の窓口から郵送すれば、封筒のサイズ・重さを正確にはかり、速達や簡易書留などオプションの有無を確認した上で料金を算出し切手を貼ってもらえます。

また、履歴書の応募締め切りには必着と消印有効があります。指定日までに相手先に届くよう、必着なのか消印有効なのかを必ず確認しておきましょう。

必着の場合は指定日までに相手先に履歴書が届いていなければなりません。消印有効の場合は指定日までの消印が押してあれば受け付けてもらえます。

締め切りが近い時には速達とする

履歴書の完成が遅れ締め切りギリギリに出すことになった場合や、応募すると決めたのが締め切りに近い時などには、速達を利用するようにしましょう。

前述のとおり、普通郵便は差出の翌々日以降でないと届きませんが、速達なら1日~2日で届きます(悪天候の場合にはこの期間が伸びる可能性があります)。土日や休日の配達も行っているため、土日祝日を挟んでも1日~2日で先方に届けることが可能です。

速達は250gまでのものであれば基本料金+260円、1kgまでのものであれば基本料金+350円、4kgまでのものであれば基本料金+600円で利用できます。締め切りが近い時には迷わず速達を利用するようにしましょう。

出典:速達 | 日本郵便株式会社
参照:https://www.post.japanpost.jp/service/fuka_service/sokutatsu/index.html

簡易書留とする場合は注意が必要

簡易書留は郵便追跡システムで相手に届いたか確認できるため便利ですが、特別な事情がない限り使用は控えた方が良いでしょう。

なぜなら、簡易書留で送ると先方に手間をかけさせてしまう恐れがあるからです。簡易書留は受け取るために受取印を押さなければならず、受け取れない場合には再配達してもらう必要があります。

このような手間をかけさせる行為を良く思わない応募先もあるので、簡易書留の使用は慎重に検討してください。

到着を確認したいなら特定記録とする

先方のところに履歴書が到着したか確認したいなら、簡易書留ではなく3特定記録郵便を利用するようにしましょう。

特定記録郵便は簡易書留と同じように配達状況をインターネット上で確認できますが、受取先のポストに届けられるため受領印を押す必要はありません。簡易書留のように先方に手間をかけさせることなく配達状況を確認できます。

特定記録郵便を利用するためには160円の追加料金が必要です。どうしても履歴書の到着を確認したいのであれば、追加料金を支払って特定記録郵便で送るようにしましょう。

出典:特定記録 | 日本郵便株式会社
参照:https://www.post.japanpost.jp/service/fuka_service/tokutei_kiroku/index.html

宅配便・メール便は法律違反となるリスクがある

履歴書を宅配便やメール便で送れば良いのではと考える人もいるでしょう。しかし、この行為は法律違反になるリスクがあるため注意が必要です。

履歴書は一般信書にあたり、一般信書便の取り扱いができる業者しか配達できません。現在、一般信書を扱えるのは日本郵便株式会社だけで、その他の業者が取り扱う宅配便やメール便で履歴書を送った場合、法令違反になるリスクがあります。

必ず履歴書は郵便局の窓口から郵便で送るようにしましょう。

出典:信書便制度について|総務省
参照:https://www.soumu.go.jp/yusei/shinshobin.html

履歴書を送付する「封筒」の選びのマナー

履歴書の適切な郵送方法がわかったところで、ここからは、履歴書を送付する封筒の選び方について紹介していきます。

履歴書を入れる封筒にもマナーがあることを知らない人もいるでしょう。封筒の選び方にもマナーがあるためぜひ覚えてください。

色は「白」が基本

履歴書を入れる封筒の色は白が基本です。

一般的に茶色の封筒は事務書類を送るために使われるもので、大切な書類である履歴書を送るのには適しません。事務書類と勘違いされないように白色の封筒を使うようにしましょう。

なお、履歴書は個人情報が書かれた大切なものです。中身が透けてしまうと個人情報が漏洩してしまう恐れもあります。厚みのあるものを選ぶようにしましょう。

サイズは「角形2号」もしくは「角形A4号」とする

市販されている履歴書には白い長封筒が付いていることがありますが、それは使わずに別に封筒を用意するようにしましょう。市販の履歴書に付いている長封筒は履歴書を三つ折りなど、折った状態で入れなくてはいけません。

履歴書を折った状態で送付してしまうと広げる手間が発生する上、折目がついて読みにくいといったデメリットが発生してしまいます。履歴書は折らずに郵送するのがマナーです。

一般的な履歴書のサイズはA4やB5ですから、それを折らずに入れられる角形2号、もしくは角形A4号の封筒を選びましょう。

応募書類が多い場合はA4サイズの書類がギリギリ入るサイズの角形A4号だと、書類が取り出しにくい可能性があるため角形2号がおすすめです。

封筒の「表書き」のマナー

封筒の選び方だけでなく、封筒の表書きにも一定のマナーやルールがあります。ここからは、履歴書を送付する封筒の表書きについて解説していきますので、ぜひ参考にしてください。

応募先の住所

黒のボールペンまたは宛名書き用のサインペンを使用して、はっきり住所を記入します。

細いボールペンで書いてしまうと読みにくくなってしまうため、太さ1.0mm以上のものを使うようにしてください。油性マジックはしっかり書けるように感じますが、裏写りやにじみが出て読みにくくなってしまう可能性があるため使用は避けましょう。

住所は封筒の表面の右側に縦書きで記入します。横書きで住所を書いてしまうとカジュアルな印象を与えてしまうため、履歴書を送付する場合は縦書きで書くのが基本です。ただし、社名がアルファベットの場合には住所を横書きで書いても問題ありません。

都道府県から建物名や階数、部屋番号まで略さずに正しく書きましょう。住所が長い場合、キリの良いところで改行して書いた方がバランスが良くなります。

応募先の宛名

住所に続いて応募先の宛名を、封筒の中央もしくは中央よりやや右寄りに記入しましょう。応募先の宛名は以下のルールに則り記入してください。

企業や部署宛は「○○御中」・個人宛は「○○様」

宛先は、「人事部宛に送ってください」「人事部の○○(名前)宛に送って下さい」などの指示が出ている場合にはそれに従ってください。

宛名を書く場合、「御中」と「様」の使い分けに注意しましょう。

企業や部署宛に送る場合には、「○○株式会社 ○○部御中」などと「御中」を末尾に付けるようにしてください。

個人宛に送る場合には、「○○株式会社 ○○部 △△ △△様」と「様」を付けるようにしましょう。採用担当者の個人名がわからない場合には、「採用ご担当様」と記入するのが無難です。

会社名と部署名・個人名は2行に分けて書くようにすると見やすくなります。

「(株)」などの略称は使わない

法人格を(株)、(有)、(医)などと略するのはやめましょう。略称は相手への敬意が感じられず丁寧さに欠けるため、ビジネス文書にはふさわしくありません。「株式会社」、「有限会社」、「医療法人」など略さずに正式名称で書くようにしてください。

「履歴書在中」と書く

封筒の表面の左下には赤のボールペンで「履歴書在中」と書き、定規を使ってキレイに四角く囲んでおきましょう(横書きの場合は、封筒の右下に横書きで書く)。職務経歴書など履歴書以外の書類を同封する場合には「応募書類在中」と書きます。

「履歴書在中」などの文言がないと中に何が入っているかわからずに一つ一つ開封して確認しないといけないため、担当者に迷惑をかけてしまうでしょう。また、他の郵便物に埋もれて担当者が気づくまでに時間がかかってしまうことも考えられます。

担当者がすぐに履歴書だと判断できるように、「履歴書在中」という文言を書いておくのがマナーです。

郵便番号に「〒」は付けない

封筒に郵便番号を書く枠が設けられている場合には、そこに数字で郵便番号を記載しましょう。

枠が設けられていない封筒を使用する場合には、表面の右上に書きます。その際、郵便を示す「〒」(郵便マーク・郵便記号)は不要です。

「〒」を付けると郵便の仕分けを行う機械が正確に数字を読み取れない可能性があります。「〒」マークなしで数字とハイフンだけで記入してください。

封筒の「裏書き」のマナー

ここからは、履歴書を送付する封筒の裏書きについて紹介していきます。裏面の書き方にも一定のルールやマナーがありますので、この機会にぜひ覚えてください。

左上に投函日を記載する

封筒裏面の左上に投函日を記載します。投函日はなくても問題ありませんが、あることで担当者が書類を整理しやすくなるというメリットがあるため、なるべく書くようにしましょう。履歴書で和暦を使用した場合には和暦で、西暦を使用した場合には西暦で記入してください。

封筒の表面を縦書きで記入した場合には縦書きで、横書きで記入した場合は横書きで統一しましょう。

自分の住所・名前

封筒裏面の左下に自分の住所と名前を記入します(横書きの場合は、封筒の右下)。

自分の住所も都道府県から書き始め、建物名やフロア数、部屋番号も省略せずに書くようにしてください。名前は住所の左側にやや大きめの字で書くようにしましょう。

封をしたら「〆」マークを記載する

履歴書を入れのり付けしたら、封の中央に「〆」マークを記載します(「〆」マークの代わりに割り印を押しても良い)。

「〆」マークは誰にも開封されていないことを証明するためのもので、重要な書類を送る場合には必ず記載するものです。

少しでもズレていると開封されたとみなされてしまいます。履歴書を入れてのり付けしたら、丁寧に「〆」マークを記載してください。

履歴書の封筒への入れ方

履歴書を封筒に入れるだけの簡単な作業に見えますが、そこにもいくつかルールやマナーがあります。ここからは、履歴書の封筒への入れ方について見ていきましょう。

送付状を用意する

履歴書を郵送する場合、必ず送付状(添え状)を同封しましょう。送付状とは、いつ、誰が誰に、どんな書類を何通、何のために送ったのか知らせるためのもので、重要な書類を送る場合には同封するのがビジネスマナーです。

送付状はパソコンのWordで作成しても、手書きで作成してもどちらでも構いません。パソコンで作成する場合は、応募書類と同じサイズの用紙に横書きで記載しましょう。手書きで作成する場合は、シンプルな白の便箋に黒色のボールペンや万年筆を使って記載してください。

送付状に盛り込む内容

送付状に盛り込む要素はある程度決まっており、以下で説明するように作成しましょう。

まず、右上に日付を記載します。封筒に記載した投函日と同じ日付を記載してください。

次に、宛名を記載してください。日付の下に左寄せで送付先の宛名を記載します。1行目に法人格を省略せずに会社名を記載し、2行目に担当部署と担当者の名前を敬称を付けて記入してださい。

宛名の下には、右寄せで自分の郵便番号・住所・電話番号・メールアドレス・名前を開業しながら記載します。住所は都道府県から建物名なども省略せずに記入しましょう。

自分の連絡先・名前から1~2行下げた中央にタイトルを記載します。「履歴書送付の件」などと書くと良いでしょう。

タイトルの下に挨拶と要件を記載します。頭語(拝啓)→時候の挨拶・相手の発展・繁栄を喜ぶ言葉→要件→結びの挨拶→結語(敬具)という流れで記載すると良いです。

時候の挨拶は1月なら新春の候などと、書類が届く季節に合わせたものを選ぶようにしてください。

要件は「このたび○○(求人募集を知った媒体)に掲載されていました△△職の求人を拝見し、応募させていただきました。」などと簡潔に記載します。要件に履歴書に記載した志望動機や自己PRを補う文章を添えても良いですが、長くなり過ぎないように注意してください。

「ご検討の上、面接の機会をいただけると幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。」などと結びの言葉を記載したあと、結語で締めます。

本文のあとには、送付書類の内容を記載してください。本文の終わりから1行開け、中央に「記」と記載し、その下に箇条書きで送付書類の内容と部数を書きます。送付書類の内容を記載したら、最後に右下に「以上」と書きましょう。

応募書類を揃えてクリアファイルに入れる

応募書類と送付状は、クリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。クリアファイルに入れることで郵送中に折れたり、湿気や雨で濡れたりすることを防げます。

クリアファイルに応募書類を入れる場合、順番や向きに気を付けましょう。

上から送付状→履歴書→その他の応募書類(あれば)の順番に、記入面が表向きになるように重ねていきます。履歴書は自分の名前や住所が書かれている方が表になるように入れてください。

順番通りにクリアファイルに入れたら、記入面を封筒の表に向けて入れましょう。

封をする時は液体のりを使用する

封をする時は液体のりを使用しましょう。

セロハンテープは使いやすいですが、郵送中にはがれてしまう恐れがあるため使用しないでください。また、ステックタイプののりも粘着力が弱く、途中ではがれてしまう可能性があるため使用を控えましょう。

応募書類はコピーを取って保管する

作成した履歴書などの応募書類は、コピーを取って保管しておくようにしましょう。コピーを取っておけば先方からの問い合わせにすぐに対応できたり、面接対策にも利用できたりします。

郵送報告メールとは

履歴書を郵送したら、担当者に郵送報告メールを送りましょう。郵送報告メールは必須ではありませんが、送っておくことで丁寧な印象を与えることができます。

以下では、郵送メールの例文を紹介しますので参考にしてください。

郵送報告メールの例文

件名:履歴書郵送のご連絡/○○○○(自分の名前)

本文:
○○株式会社(省略せずに会社名を書く)
○○部 ○○様(個人名がわからない場合は、採用担当者様でも可)

お世話になっております。
○○○○(自分の名前)です。

この度は選考のご機会をいただき、ありがとうございます。
履歴書を本日〇月〇日付で送付いたしました。
ご査収の程、何卒よろしくお願いいたします。
---------------------
自分の名前   ○○○○
郵便番号    □□□-□□□□
住所      ○○県○○市○○町○-○-○ ○○マンション○○号
電話番号    □□□-□□□□-□□□□
メールアドレス ○○○@○○○
---------------------

以上のような内容で郵送報告メールを作成してください。郵送したことを知らせるメールですから、簡潔な文章で記載しましょう。

マナーを知り履歴書の郵送を

ここまで、履歴書の正しい郵送方法や封筒の選び方、表書き・裏書のマナーなどを紹介してきました。

履歴書の内容だけでなく、封筒の選び方や郵送の方法などにも一定のマナーやルールがあります。ここで紹介したことを参考に、マナーを守って履歴書は郵送するようにしましょう。

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Branding Engineer編集部

Branding Engineerは、フリーランスエンジニアと企業のマッチングサービスである「Midworks」中心としたエンジニアプラットフォーム事業、総合WEBマーケティングソリューションサービス「Digital Arrow Partners」を中心としたマーケティングプラットフォーム事業を運営。

Branding Engineerは、フリーランスエンジニアと企業のマッチングサービスである「Midworks」中心としたエンジニアプラットフォーム事業、総合WEBマーケティングソリューションサービス「Digital Arrow Partners」を中心としたマーケティングプラットフォーム事業を運営。

記載されている内容は2024年06月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

初回公開日
2019.03.13
更新日
2024.06.23

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