フリーランスに帳簿は必要？種類・記帳内容・保存期限・学び方を解説

フリーランスの方は、自身で確定申告を行い、所得税を確定させます。そのため1年間の収支を適切に帳簿に記帳し、正しく確定申告を行えるようにしましょう。帳簿を付けていないと、税金を多く納税してしまい、損をしてしまう可能性もあります。

本記事では、フリーランスに必要な帳簿の種類・帳簿の記帳内容・保存期間などを詳しく解説しています。帳簿を付けている人も、これから付ける人もぜひ参考にしてみてください。

フリーランスに帳簿は必要か？

会社員とは違い、フリーランスは帳簿付けが必要となります。

会社員の場合は、雇用主である企業が従業員の給与を把握し、年末調整を行うことで所得税が確定しますが、フリーランスの場合は自身で確定申告を行い、所得税を確定させる必要があります。

そのために必要となるのが帳簿です。フリーランスとして活動をしていくにあたって、1年間の収支を適正に帳簿へ記帳し、正しく確定申告を行うことが義務付けられます。

出典：No.2020 確定申告｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2020.htm

帳簿を付けないとどうなる？

フリーランスとして活動をしているが、帳簿の付け方が分からなかったり、忙しくて帳簿を付けている時間がなかったりする方もいるのではないでしょうか。

しかし、帳簿を付けていないがために税金を多く納税することになるなど、損をしてしまう可能性があります。

一つはフリーランスとして活動を行っていると、税務調査が入ることがあります。税務調査とは、税務署に提出された確定申告書の内容が適正かどうかを税務署の調査官が確認しに来ることです。

その際に帳簿がないと問題となります。資料が何もない以上、調査官は推定で数字の根拠を出し、それに基づいて計算が行われるため基本的には追加で税金を納めることとなるでしょう。

もう一つは、帳簿を付けていないと青色申告ができないというデメリットがあります。青色申告の詳しいメリットは省きますが、フリーランスとして青色申告のメリットを受けられないというのは、とても不利となります。

出典：帳簿の記帳のしかた｜税務署
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/kojin_jigyo/kichou03.pdf

フリーランスに必要な帳簿の種類

一言で帳簿といってもさまざまなものがあります。その中でも大きく分けると「主要簿」と「補助簿」の二つに分けられます。

主要簿はフリーランスとして確定申告を行う場合に、誰しもが作成を義務付けられている帳簿です。補助簿は主要簿を補完するような帳簿となっており、作成が義務付けられているものではなく、必要に応じ作成するものになります。

ここからは帳簿の種類について、一つ一つ詳しく紹介していきます。

出典：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

主要簿

主要簿とは、「仕訳帳」「総勘定元帳」の二つの帳簿を指します。フリーランスとして確定申告を行うにあたって、日々これらの帳簿の作成をしていくこととなります。

それぞれの帳簿について詳しく解説します。

出典：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

主要簿における仕訳帳

仕訳帳とは、フリーランスとして行った取引のすべてを日付ごとに記載する帳簿です。売上の計上や経費の支払い、クライアントからの入金などの取引を「単式簿記」もしくは「複式簿記」の方法により記帳していきます。

仕訳帳には、日付、勘定科目（借方・貸方）、金額、摘要（取引内容）などの項目を記載します。

なお、単式簿記と複式簿記の詳しい内容については後述します。

出典：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

主要簿における総勘定元帳

総勘定元帳とは、フリーランスとして行った取引のすべてを勘定科目ごとに記載する帳簿です。一般的には、仕訳帳から総勘定元帳に転記する方法により作成されます。

「現金」「売上高」「売掛金」など、勘定科目ごとに総勘定元帳を作成します。それにより現金預金の動きを確認したい場合や、月ごとの売上を見直したい場合などに利用できるでしょう。

帳簿を手書きで作成する場合は、仕訳帳から総勘定元帳に転記をしますが、会計ソフトを利用している場合は、仕訳帳の作成と同時に自動で総勘定元帳に転記されますので、取引の件数が増えてきた場合には会計ソフトの利用も検討してみてください。

出典：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

補助簿

補助簿とは、必ず作成しなければならない帳簿ではありませんが、主要簿を補完する役割を持った帳簿です。主要簿だけでは分からない、取引の具体的な内容などを記載することとなります。なお、補助簿とはさらに「補助元帳」と「補助記入帳」の二種類に区分されます。

補助簿で代表的なものは、「現金・預金出納帳」「売掛金・買掛金元帳」「固定資産台帳」「売上帳」「仕入帳」などでしょう。

この中から自身の取引の内容に応じ、必要な帳簿を付けていくこととなります。例えば、経費を現金で精算する場合には現金出納帳を作成し、パソコンなど固定資産となるようなものの購入をした場合には固定資産台帳を作成します。

出典：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

補助簿における補助記入帳

補助記入帳とは、現金・預金出納帳、売上・仕入帳、受取手形・支払手形記入帳などがあります。

売上の入金や経費の支払いなどが発生した場合、日付や金額、内容などをこれらの帳簿に記載していきましょう。

これらの補助記入帳は、各勘定科目につき一冊作成することとなります。

出典：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

補助簿における補助元帳

補助元帳とは、売掛金・買掛金元帳、商品有高帳、固定資産台帳などがあります。

これらの補助元帳は、勘定科目ごとに複数作成することがあります。例えば売掛金元帳であれば、クライアントごとに作成することがあるでしょう。

出典：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

現金出納帳

現金出納帳とは、事業を行う際の日々の現金の動きを記帳する帳簿です。売上を現金で受け取った場合や経費の支払いを現金で行った場合などに、取引日・金額・相手先名・内容などを記録していきます。

日々記帳していく現金出納帳の残高と実際の手許現金の残高がずれが生じないように、記入漏れや記帳ミスなどがないよう気を付けてください。このように、現金出納帳は帳簿の残高と実際の現金が一致していることを確認するための帳簿となります。

出典：帳簿の記帳のしかた｜税務署
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/kojin_jigyo/kichou03.pdf

フリーランスの帳簿の記帳内容・保存期間

ここまでの解説で帳簿の必要性は理解して頂けたのではないでしょうか。ここからは具体的にどのような内容の帳簿を作成しないといけないのか、作成した帳簿はどれくらいの期間保管をしなければならないのかという点を解説します。

フリーランスの場合、青色申告を行うのか白色申告を行うのかによって、帳簿の記帳内容が大きく変わってきますので、その部分も含めて紹介します。

出典：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm

青色申告の場合の記帳内容

それではまず青色申告で確定申告を行う場合の記帳内容を解説します。フリーランスの方が青色申告を行うことで得られるメリットはとても大きいので、こちらはぜひ覚えておいてください。

青色申告を行う場合には、正規の簿記の原則（一般的には複式簿記による方法）により記帳を行わなければなりません。手書きやエクセルなどで記録する場合は難しいと思いますが、会計ソフトなどを活用すれば比較的手間をかけずに記帳できるでしょう。

次に記帳する上での原則的な話ですが、取引は発生主義により認識し記帳を行うということです。発生主義とはお金の入金があった時や支払いを行った時ではなく、取引の事実が発生した時に記帳を行うというものです。

例えば売上の計上のタイミングですが月末締めの翌月末入金の場合、売上の記帳のタイミングとしては翌月末に入金されたタイミングではなく、当月末に請求書の作成を行ったタイミングで計上することとなります。

青色申告を行う場合には複式簿記で記帳が必要と言いましたが、まず複式簿記とは何かを解説します。複式簿記とは一つの取引を勘定科目を用いて「借方」「貸方」という二つの側面から処理を行います。

会計ソフトを利用すれば、転記や集計をする手間もかからなくなりましたが、「借方」「貸方」「仕訳」「伝票」「勘定科目」などの言葉の意味は知っておいた方がいいでしょう。

その他、領収書や請求書などの書類、作成した帳簿などの保管義務も発生します。どのような書類をどれだけの期間保存しなければならないかについて、ここから紹介します。

出典：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm

保存期間

確定申告にあたって使用した領収書や請求書、帳簿などは税務署へ提出は必要ありませんが確定申告書作成にあたっての根拠となる書類です。

それにより、定められた期間保存しておく義務があり、税務調査などで提示を求められた際には速やかに提出できるようにしておく必要があります。

青色申告の場合の帳簿や書類の保存期間は、大きく「5年間」と「7年間」に分けられます。帳簿や書類の中で特に重要なものは7年間で、それ以外のものは5年間というイメージで捉えてください。

7年間の保存が必要となるのは、以下のような帳簿です。
・帳簿書類（総勘定元帳、仕訳帳、出納帳、売掛金・買掛金元帳、固定資産台帳など）
・決算関係書類（確定申告書、貸借対照表、損益計算書、棚卸表など）
・現金預金取引等関係書類（領収書、借用証書、預金通帳など）

その他の書類（契約書、注文書、見積書、納品書など）については5年間の保存が義務となります。

帳簿書類により保存期間を分けるより、一律に7年間の保存をしておく方が分かりやすく手間も少ないと思います。

出典：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm

白色申告の場合の記帳内容

青色申告を行う場合は複式簿記での記帳が必須でしたが、白色申告を行う場合には単式簿記での記帳が可能です。複式簿記が一つの取引で二つの勘定科目が出てくるのに対し、単式簿記は一つの取引につき一つの勘定科目で処理ができるため、比較的シンプルな処理となります。

単式簿記の場合、例えば売上高であれば日々の売上を記帳しておいて、1年分を集計するような方法で行います。経費についても支払った内容ごとにまとめておき、勘定科目ごとに集計をすれば問題ありません。

確定申告の際に収支内訳書の作成が必要となりますので、集計する勘定科目はそちらの科目と合わせておくと、単純に転記をするだけで書類が出来上がるため便利です。

白色申告を行う場合でも、帳簿への記帳や書類の保存は必要となります。青色申告を行う場合と保存を要する帳簿などの種類が少し異なりますので、ご説明します。

出典：No.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2080.htm

保存期間

白色申告を行う場合の帳簿や書類の保存期間は、青色申告を行う場合と同じく「5年間」と「7年間」となりますが、保存の対象となる帳簿書類の種類が少し異なるので注意が必要です。

まず法定帳簿（収入金額や必要経費について記載した帳簿）については7年間の保存義務が生じます。

それ以外の帳簿書類（請求書や領収書など）や決算に関して作成した書類などについては5年間の保存が義務付けられます。

白色申告の場合も青色申告の場合と同じく、すべての帳簿書類を7年間保存しておく方が分かりやすいでしょう。

出典：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/pdf/02.pdf

フリーランスの帳簿の記帳方法

フリーランスの方は毎年の確定申告を行うために、帳簿の作成は必須となります。

始めから完璧に帳簿の記帳を行うのは難しく、帳簿の作成を誤ると確定申告の数字や納税額が正しく計算できなくなります。税務調査での指摘によりペナルティを受けてしまう場合もありますので、正確な記帳ができるようにしておいた方がいいでしょう。

ここでは帳簿の記帳方法や記帳の流れを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

出典：個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/kojin_jigyo/index.htm

現金主義と発生主義

日々の記帳をするにあたって、会計上いつ処理をするかのルールが決められています。そのルールというのが「現金主義」と「発生主義」です。帳簿の作成には自身でいずれかの方法を選択し、それに基づいて記帳を行います。

簡単に解説をすると「現金主義」は現金の入金や出金が行われた際に、収益や費用を認識する方法です。それに対し「発生主義」は売上の事実や経費の発生の事実を認識した時点で、収益や費用を認識します。

記帳の方法は自身で選ぶこととなりますので、事業の規模や実態に応じどちらの方法がいいか検討してみてください。

出典：個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/kojin_jigyo/index.htm

単式簿記（簡易簿記）と複式簿記

簿記という言葉は、その名の通り帳簿へ記すということを意味します。日々のお金の動きや取引を記帳する簿記には、「単式簿記」と「複式簿記」という二種類の方法があります。ここではそれぞれの違いや内容について解説します。

単式簿記とは、一つの取引に対して一つの勘定科目により記帳を行う方法です。身近な例を挙げると家計簿やお小遣い帳なども単式簿記での記帳となります。

複式簿記とは、一つの取引を借方と貸方に分けて二つの勘定科目により記帳を行う方法です。これによりお金が増えた減ったという事実と、収益や費用がどう増減したかを同時に処理することができます。

フリーランスの方で青色申告を行う場合は、複式簿記により記帳をすることが求められます。会計ソフトなどを活用して、複式簿記による記帳にもチャレンジしてみてください。

出典：帳簿の記帳のしかた｜税務署
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/kojin_jigyo/kichou03.pdf

記帳の流れ

ここでは記帳についての一連の流れを具体的に説明します。まず記帳を行う目的ですが、最終的には収益や費用の集計を行い、決算書・確定申告書を作成することがゴールとなります。そのために必要となるのが、日々の記帳です。

記帳のおおまかな流れは、取引の発生→仕訳の計上→総勘定元帳への転記→貸借対照表、損益計算書の作成→確定申告書の作成という流れになります。

全体の流れは多いですが、一番重要なのは仕訳の計上の項目です。こちらが正しく記帳できていれば、その他の項目は集計作業となりますので問題ないでしょう。

仕訳の計上を正しく行うためには、少なからず簿記の知識が必要となりますので、勉強してみてください。

出典：帳簿の記帳のしかた｜税務署
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/kojin_jigyo/kichou03.pdf

フリーランスが帳簿の付け方を学ぶには

ここまでの説明で帳簿の必要性については理解して頂けたでしょうか。しかし、いざ帳簿を付けるとしても始めは何から手を付ければ、どのように記帳をするのか迷われる方もいるでしょう。

ここでは帳簿の記帳に最低限必要となる、簿記を学ぶにはどのような方法があるのか解説します。

簿記の参考書で独学で学ぶ

簿記を学ぶのに一番手軽なのは参考書などの書籍を購入し、独学で勉強するという方法です。本屋へ行けば参考書コーナーに簿記や記帳に関する書籍が並んでいます。

分からないことは自分で調べるタイプの方やこつこつ勉強をする習慣のある方にはおすすめです。しかし、簿記の知識がまったくない状態では独学で勉強する場合、すぐに躓いてしまう可能性もあるので、その際は別の方法にチャレンジしてみてください。

簿記検定を受験する

帳簿の記帳に必須である簿記は、公的資格としての資格試験を実施しています。簿記検定は「日商簿記」「全商簿記」「全経簿記」と主催している団体ごとに三種類あり、どれを受けるかによって出題範囲や難易度が変わります。

簿記検定受講のための勉強方法としては、参考書や過去問を購入し独学で勉強する方法や、予備校や専門学校で学ぶなどの方法があるため、受講する試験の難易度に応じ選択してください。

簿記検定はフリーランスとして帳簿を記帳する際にも役立ちますが、広く普及し知名度の高い資格でもあるため、一般企業で働く場合にもメリットがありますので、勉強しておいて損はないでしょう。

SNSやWebサイトから情報を得る

最近はSNSやブログなどのWebサイトで情報を発信している方も数多くいます。例えば記帳や簿記、仕訳といったキーワードで検索すると、分かりやすく解説している情報もヒットするでしょう。

参考書を読んでも理解できない部分やスポットとして分からない部分を調べたい時に活用してみてください。

国税庁の「記帳説明会」に参加する

国税庁では、白色申告をしている方で記帳の仕方が分からない方を対象に、記帳説明会を開催しています。参加費は無料ですので、フリーランスとして活躍を始めたばかりの方などにはおすすめです。

記帳説明会の日時や場所は申込の状況により変わりますので、参加希望の場合は所轄の税務署へお問い合わせください。

それ以外にも国税庁では、一般的な相談には国税局電話相談センターを用意していたり、各税務署では個々の相談なども受け付けていたりするので、ぜひ活用してみてください。

出典：記帳説明会のご案内｜国税庁
参照：https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/kojin_jigyo/setsumeikai.htm

フリーランスに必要な帳簿の付け方をマスターしよう

フリーランスの方で帳簿についての知識がなく困っている方も多いでしょう。しかし帳簿の記帳が適正にできていないと、確定申告で正しい申告・納税ができず問題が生じてしまう恐れもあります。

そうならないためにも、この記事を参考に帳簿や記帳についての正しい知識を身に付け、正確な帳簿の作成を目指してください。