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フリーランスの経費について知りたい!正しい知識を得て節税に繋げよう

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「フリーランスになったら領収書やレシートが大切なのはどうして?」
「フリーランスが経費を計上するメリットは?」
このように、フリーランスの経費について知りたいと思っている人もいるのではないでしょうか。

この記事では、フリーランスの経費に係る基本的な知識、経費を計上する際に覚えておく知識、経費を計上する際に注意すべきことについて解説しています。

この記事を読むことで、フリーランスの経費についての正しい知識を得ることができるため、適切な経費処理ができるようになるでしょう。

また、経費の計上に必要な領収書の記載項目や保管理由についても解説していますので、経費の計上についてよくわからないという人も参考にできます。

フリーランスになって経費について詳しく知りたい人は、ぜひチェックしてみてください。

フリーランスの経費について知りたい

フリーランスにとって経費に関する知識は、事業を遂行するうえで不可欠なものです。

例えば、給与で生計を立てている会社員の場合、経費とは前もって準備されたり後から払い戻されたりするものという認識で済みますが、フリーランスの場合は自分でしっかり管理する必要があります。

また、フリーランスは確定申告で課税所得を調整して所得税を納付することとなるため、経費についての知識を身につけることは重要な課題といえるでしょう。

出典:確定申告が必要な方|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/tebiki2017/a/01/1_06.htm/

フリーランスの経費に関わる基本的な知識

経費とは、事業を遂行するためにかかる費用です。経費にはさまざまな項目があるため、経費について基本から理解して正しく処理する必要があります。

ここでは、フリーランスの経費についての基本的な知識について紹介します。

そもそも経費とは何か

経費とは、事業を経営するうえで発生する費用のことです。

事業収入を得るためにかかる費用が経費に該当し、事務所の家賃や業務遂行のための交通費、取引先の接待費などがその一例として挙げられます。

出典:やさしい必要経費の知識|国税局
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2210.htm/

フリーランスの経費について考える必要がある理由

フリーランスは確定申告により所得税の納税額が決まりますが、その基となる事業所得の金額は年間の総収入から経費と控除を差し引いて算出します。

そのため、経費は確定申告の際の重要事項であり、フリーランスが経費について考える必要があるのは適切な確定申告を行うためです。

出典:事業所得の課税のしくみ(事業所得)|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/1350.htm/

経費を計上するメリット

フリーランスが納付する所得税は、その年(1月1日~12月31日)の課税所得に応じた税率を乗じて決定しますが、その税率は課税所得が多いほど高くなります。

課税所得は「収入-経費-所得控除」で算出するため、経費によって課税所得の額を減額できる点が経費を計上するメリットです。

出典:所得税の税率|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2260.htm/

出典:事業所得の課税のしくみ(事業所得)|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/1350.htm/

フリーランスの経費は自分でよく確認する必要がある

フリーランスの経費は「事業に直接要した費用」のみが対象です。例えば、自宅兼事務所の家賃は、合理的な方法で按分して事業に関係する金額のみを経費として計上する必要があります。

また、「開業前に発生した費用」も経費の対象です。開業するための準備に要した出費がある場合は、経費として計上できるようにレシートや領収書を保存しておく必要があります。

以上の2つは自分でよく確認する必要がある事項として留意しましょう。

出典:やさしい必要経費の知識|国税局
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2210.htm/

フリーランスの経費を計上する際に覚えておくべき知識

ここまで、経費に関する基本的な知識として経費とは「事業にかかわる費用」であることを紹介してきましたが、そのほかの経費の判断基準については明確に規定されているわけではありません。

ここでは、フリーランスの経費を計上する際に覚えておくべき知識について紹介します。

経費に計上できるもの

経費の勘定科目はたくさんありますが、フリーランスの経費として考えられるものは以下のとおりです。

・地代家賃
・水道光熱費
・広告宣伝費
・旅費交通費
・通信費
・接待交際費
・外注工賃
・租税公課
・消耗品費
・減価償却費
・雑費

ただし、租税公課については例外もあり、個人の所得税や住民税といった個人的な税金は経費に含めることができません。

出典:所得税青色申告決算書|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/yoshiki/01/shinkokusho/pdf/r01/13.pdf/

経費になるかならないかの基準

経費になるかならないかの基準は「事業にかかわるか否か」です。前項目で紹介した個人的な税金もその一例ですが、そのほか経費に計上できない具体例として下記のようなものが挙げられます。

・生計を一にする配偶者その他の親族に支払う地代家賃

・生計を一にする配偶者その他の親族に支払う給与賃金
ただし、青色申告の専従者給与であれば経費として計上できます。

・社会保険料
国民健康保険や国民年金などは所得控除の対象となるため経費として計上できません。

・個人的なものに使用した費用

出典:やさしい必要経費の知識|国税局
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2210.htm/

経費に上限はあるのか

フリーランスが確定申告で計上できる経費に上限はなく、事業にかかわる支出であれば経費として計上できます。

ただし、上限がないからといって費用のすべてが経費として認められるのではなく、収入や事業内容と見比べて妥当な金額であることがポイントです。収入に対して多額な費用であるなど妥当性を欠く場合は、税務署からの指摘が入る可能性もあります。

あくまでも事業にかかわる支出であることを念頭に、適切な金額・頻度であることを考慮して経費を計上しましょう。

出典:やさしい必要経費の知識|国税局
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2210.htm/

フリーランスの経費を計上する際に注意するべき事

フリーランスが経費を計上する際には、根拠となる領収書やレシートが必要です。

ここでは、そんな書類の記載項目をはじめ保管年数や代替書類など、経費を計上する際に注意するべき事について紹介します。

領収書の記載項目を確認しよう

領収書は経費が発生したことを証明する書類です。領収書を受領した際は、領収書に必要な下記項目が記載されているかを確認するようにしましょう。

・宛名
・支払日
・金額
・但し書き(適用)として、購入品やサービスの内容
・発行者(支払者)

領収書はしっかりと保管しよう

確定申告のときに経費を計上するには、経費を項目ごとに記載して提出する必要がありますが、その際に領収書やレシートの提出は不要です。

ただし、経費が実際に発生していたことを証明するために領収書やレシートの保管義務があり、税務署から提示の指示があった場合には証拠として提出する必要があります。

フリーランスの領収書・レシートの保管期間は青色申告か白色申告かによって異なり、青色申告の場合は原則7年間(前々年度の所得が300万円以下の場合は5年間)、白色申告の場合は5年間とされています。

出典:確定申告書等の様式・手引き等|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/syotoku/r03.htm/

出典:記帳や帳簿等保存・青色申告|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/kurashi/html/01_2.htm/

出典:個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/kojin_jigyo/index.htm/

必要な書類を確認しよう

確定申告で経費を計上する際に、経費を項目ごとに記載して提出する必要書類は、青色申告と白色申告で異なります。それぞれに必要な書類と内容については下記のとおりです。

・青色申告の場合
「青色申告決算書」の作成と提出が必要です。青色申告決算書には経費のほか貸借対照表や損益計算書を記載する項目があり、複式簿記による記帳といった会計知識が必要になってきます。

・白色申告の場合
「収支内訳書」の作成と提出が必要です。収支内訳書の記載項目は青色申告のように多くはありませんが、経費のほか関連する内訳や明細を記載する項目があります。

出典:所得税青色申告決算書|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/yoshiki/01/shinkokusho/pdf/r03/10.pdf/

出典:収支内訳書|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/yoshiki/01/shinkokusho/pdf/r03/07.pdf/

出金伝票を役立てよう

慶弔費やICカードで移動した交通費のように領収書やレシートが発行されない場合や、領収書やレシートを紛失した場合などは出金伝票を作成して役立てることができます。

出金伝票の様式には定めがありませんが「支払日」「金額」「支払先」「支払内容」「勘定科目」の5項目の記載が必要です。

また、出金伝票は自分で作成するため、会葬礼状やICカードの履歴など支払った内容がわかるものがあれば添付しておくようにしましょう。

経費について正しい知識を得て節税に努めよう

フリーランスにとっての確定申告には経費を活用して節税につなげるという一面がありますが、節税につなげるためには経費を適切に計上することが大切です。

経費についての知識が曖昧で経費を多く計上しすぎてしまうと、税務署の税務調査が入って過少申告加算税を課されたり、状況によってはさらに重いペナルティが課されたりする恐れがあります。

事業にかかわるものが経費という基準を忘れず、経費になるものとならないものについて正しい知識を得て節税に努めていきましょう。

出典:確定申告を間違えたとき|国税庁
参照:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/2026.htm/

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この記事の監修者

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Branding Engineer編集部

Branding Engineerは、フリーランスエンジニアと企業のマッチングサービスである「Midworks」中心としたエンジニアプラットフォーム事業、総合WEBマーケティングソリューションサービス「Digital Arrow Partners」を中心としたマーケティングプラットフォーム事業を運営。

Branding Engineerは、フリーランスエンジニアと企業のマッチングサービスである「Midworks」中心としたエンジニアプラットフォーム事業、総合WEBマーケティングソリューションサービス「Digital Arrow Partners」を中心としたマーケティングプラットフォーム事業を運営。

記載されている内容は2024年06月01日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

初回公開日
2022.07.13
更新日
2024.06.01

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