フリーランス/個人事業主のマイナンバー基礎｜取引先に提出必要？

フリーランスとして働きはじめると、会社員の頃は会社にやってもらっていた確定申告など、煩雑な事務処理にも自分で取り組まなければいけません。そしてフリーランスとして働く際は、営む事業に関する法律を理解して守ることが欠かせません。平成27年から通知されているマイナンバーについての理解も必要です。

では、そもそもマイナンバーとはどのようなものなのでしょうか。マイナンバーとは、子供も大人も関係なく、日本国民に与えられる番号のことです。その数字は12桁。誰一人として、同じ番号が重複することがないものです。

また、一度付与されたら、いつでも変更ができる、という性質のものではありません。そのため他の人に知られることなく、大切に管理することが必要な番号です。

では、そんなマイナンバーの制度は、なぜ社会に導入されることになったのでしょうか。政府広報オンラインの「社会保障・税番号制度<マイナンバー>」には次の3つの理由が紹介されています。

これらの3つの目的を満たすためにマイナンバーは導入されています。数字で個人の情報が管理できるようになれば、行政の業務を効率化できるようになります。また、国民も個人番号のみで発行できる書類などが整備されることで、利便性が向上します。そして社会保障の不正受給や、大きな利益を稼ぐ企業や個人事業主、フリーランスの脱税を防ぐこと、などを目的としています。

マイナンバーに関しては、フリーランス・個人事業主だから最初にしなければいけない、ということはありません。しかし、やっておいた方が便利なことがあります。

それは個人番号カードの取得です。マイナンバーは国民に郵送で通知されるわけですが、それらは個人番号カードではありません。紙からくり抜いた形がカードと同じ形なので、それは個人番号カードだと勘違いしている人も少なくありませんが、それはあくまでも通知カードです。

もちろん、通知カードにもマイナンバーが掲載されているので役所の手続きは可能です。しかし通知カードで役所に関する手続きをしようとすると、かなり高い割合で免許証など、他の身分証の提示が求められます。通知カードだと単独では、身分証明が成立しない場合が多いのです。

そこで必要になるのが個人番号カードです。個人番号カードを使えば、ほとんどの役所の手続きで、個人番号カード単体で身分証明として成立するようになります。ちょっとしたことですが、個人番号カードなら役所での手続きをよりスムーズになるのです。

そのため、役所での手続きをよりスムーズにすすめていきたいと考える場合、フリーランスになったら通知カードのままではなく個人番号カードを申請すべきだといえるでしょう。

フリーランスとして働くとなると、マイナンバーが取引の際に必要となるのか、というところは気になるところかもしれません。フリーランスとして独立した立場で仕事をする場合、取引先にマイナンバーを提出しなければならない、ということはありません。

しかし、取引先から何かしらマイナンバーが必要となる契約の締結をせまられた場合は、提出が必要となる可能性があります。例えば普段はフリーランスとして独立した立場で働いているけれど、仮にあるプロジェクトの期間だけ、2～3ヶ月の雇用契約を締結するとなればマイナンバーの提出の必要性が出てきます。

また、取引先から支払調書の作成のタイミングでマイナンバーの提出を求められることがあります。そういう場合は、手続きとして必要なものなので、すみやかに対応する必要があります。

フリーランスが支払調書の関連で取引先からマイナンバー提出を求められた場合、それに応じるのが一般的な対応です。なぜなら国税庁の「法定調書に関するFAQ」にもマイナンバーの記載は、法定調書作成の際の義務である旨が記載されているからです。

しかし、何かしらの事情により、どうしてもマイナンバーを提出したくない場合、まずはその意思を伝えましょう。取引先としては義務なので、何度か提示を求めてくるかもしれませんが断り続ければ、取引先は「マイナンバー開示の交渉した事実」を作ることで税務署への説明がつくことになります。そのため特殊な事情でマイナンバーを提出したくない場合は、一度ではなく何度か断ることを想定しておきましょう。

またそもそも取引をする前に、契約の締結や支払いにおいて個人情報の開示がどこまで必要になるかを確認することも大切です。そして、マイナンバーの開示を求めてくる企業とは取引をしない、と決めておけばマイナンバーを開示する必要がなくなります。

前述したようにマイナンバーは支払調書作成の際に求められることが少なくありません。では、支払い調書とは、一体どのような書類を指すのでしょうか。支払い調書とは、企業がフリーランスへの支払いだけでなく、不動産や利子など特定の支払いをした際に作成する必要がある書類のことです。

支払い調書は税務署に提出します。企業が支払い調書を税務署に提出することで、税務署は企業が誰にどれだけの金額を支払ったかが把握できます。その結果として税務署は支払いを受けているフリーランスや企業に申告漏れがないか、というチェックをすることができるようになります。

では、そんな支払い調書にマイナンバーは記入する必要があるのでしょうか。国税庁の「法定調書に関するFAQ」によると、次の一文からも読み取れるように、法定調書作成の際にはマイナンバーが必要である旨が記載されています。

法定調書とは、支払い調書や厳選調書などの上位概念で、税務署に提出することが義務づけられている書類を意味する言葉です。そのため基本的には、支払い調書にマイナンバーは記入する必要があることになります。

フリーランスとして活動していて、法人と個別に契約を結ぶ際、本人確認のために個人情報の提出を求められることは少なくありません。ではその場合、マイナンバーの番号だけを伝えれば、本人情報を開示したことになるのでしょうか。

これは取引先とどのような契約を結ぶのか、また、取引先のフリーランスとの契約の運用によって異なるところですが、マイナンバーだけを教えればいい、ということはほとんどありません。ほとんどの場合が免許証や保険証などの本人確認書類が必要となります。

フリーランスとして活動していくなら、マイナンバーは無視することができない制度です。ではそんなマイナンバー制度のメリットとデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。まずはマイナンバーのメリットについて見ていきましょう。

• 役所の手続きがスムーズになることがある
• 個人番号カードで身分証明ができる

これらのメリットはフリーランスとして仕事をする上では、そこまで大きな影響はありません。マイナンバーがあるから得をする、というようなことは基本的にはあまり期待できないといえるでしょう。では、次にマイナンバーのデメリットを見ていきましょう。

• 人を雇用した際の事務処理が手間になる
• 個別に契約するなら外注した人のマイナンバーの管理も必要となる

フリーランスとして、人を雇用した場合や外注に依頼すると、そういった人員のマイナンバーも管理する必要があります。もちろん個別に契約するのではなく、クラウドソーシングなどを介した外注であれば、一人ひとりの個人番号を管理する必要のないケースもありますが、そうでない場合、より多くの個人情報が抱えることになります。仮にその個人情報を流出させてしまった場合、問題となる可能性が高いので、マイナンバーの取り扱いについては注意が必要です。

個人事業主として従業員を雇用している場合は、マイナンバーの収集が必要です。仮に従業員からマイナンバーの提出を拒否されたとしても、事業主として、法律で定められた義務であることは伝えなければいけません。

そして、それでも従業員からマイナンバーが収集できなかった場合は、その経緯を記録しておく必要があることは前述した通りです。個人事業主として従業員を雇用する場合は、法律を守るためにもきちんとマイナンバーも収集しておきましょう。

従業員のいる個人事業主がマイナンバーを管理する場合は、その保管期間に注意することが欠かせません。

なぜなら、マイナンバーは氏名などの個人情報とは異なり、基本的に保管しておいてもいいものではないからです。マイナンバーを保管してもいいケースは、法律によって限定されています。あくまでも法律上必要な手続きがある場合のみ、保管できるものなので取扱いには細心の注意を払いましょう。

マイナンバーは個人情報の一つです。罰則も厳しく規定されています。そのためフリーランスとして外注に依頼する場合や、人を雇用する場合はその取扱いには細心の注意を払うことが欠かせません。ではマイナンバーの罰則としてはどのようなものがあるのでしょうか。

罰則は行為によってさまざまな刑罰がありますが、内閣府の「個人情報の保護に関する質問」には一例として以下の法定刑が記載されています。

これは、個人番号管理の事務に従事する人が、マイナンバーなどの個人情報を含むファイルを第三者に正当な理由なく提供した場合に罰せられるものです。フリーランスとして外注などで人を雇用すれば、必然的に個人番号管理の事務に従事することになりますよね。

そのため、マイナンバー流出するなどの問題を起こした場合は、これくらいの金額もしくは期間が罰則として課せられる可能性がある、ということです。フリーランスとして活動している場合、200万円という罰金はかなり大きな金額ですよね。

また、個人情報の流出で大手企業が社会的な信用を損なってしまうのと同じように、フリーランスであったとしても個人情報に関する問題を起こせば、それはビジネスにも大きな影響を与える可能性があります。フリーランスとして活動する際は、マイナンバー制度を理解して、法律に従った取扱いをしていきましょう。