フリーランスの仕事を効率化する方法とは？役立つツールもあわせて紹介

フリーランスになってしばらくして、
「どうも思うように稼げない！」
「どこかやり方が間違えているのでは？」
「何かもっと効率的な方法があるのではないだろうか？」と悩んでおられる方も多いのではないでしょうか。

自由な働き方に憧れてフリーランスになってはみたものの、自分でやらなければいけないことも多く、時間管理、作業効率の改善も、なかなかうまく行きません。

この記事では効率化の方法や心構えについて述べ、効率化に役立つツールを紹介しています。

読んでいただければ、仕事の精度を高め、ムリ、ムダ、ムラの3ムをなくすことができるようになり、生産性が改善される可能性が大きくなります。

生産性を高めることにより、より稼げる状態に持っていけるでしょう。難しいこともあるでしょうが、実践することこそが稼ぐコツとなります。

フリーランスの仕事を効率化するには

フリーランスの仕事の効率化の目的とは、業務を効率的に行うことにより、現在より楽をして収入を増やすことです。そのためには、フリーランスは自分の生活を律して行く必要があります。

生活を律しムリ、ムダ、ムラの3ムをなくすことにより、業務に集中でき生産性が上がることを目指します。

改善方法を間違えると、今までのやり方と方向性が合わず、混乱してしまうこともありますので、十分注意して行いましょう。効果が出るまで時間を要する場合もありますので、じっくり見極める必要もあるでしょう。

フリーランスの仕事を効率化する方法

自己管理能力はフリーランスの質を決める重要なものです。ひとりで考え、ひとりで結果を出す必要があるのです。

そのため、自分で問題を見つけ、自分で解決策を見出す力をつけることが不可欠です。効率の悪い方法に気づかず、改善方法を考えもせず続けていては収益の改善はいつまでもできません。

例えば、時間管理もフリーランスにとって非常に大切なものの一つですが、時間管理に便利なツールが色々あります。そしてこれらは、種々の問題に対処できる可能性があります。

色々な場面に使用できる便利なツールを行くつかご紹介しますので、それらを有効活用し問題点の解決の参考にしてはいかがでしょうか。

仕事のサイクル・スケジュールを明確にする

フリーランスは時間の自由度が高く、他者からの縛りがありません。そのため、時間管理をしっかりしないと、サイクルに狂いが起きスケジュールに遅れが生じがちです。

規則正しい生活を送るため、できるだけ自分のサイクルにあったスケジュールを立てましょう。起床時間と就寝時間三度の食事時間等は基本ですので、しっかり守るようにします。

仕事の効率を上げるためには、集中力の高い午前中に難度の高い仕事をする方が良いでしょう。集中力の限界は90分と言われますので、例えば1時間ごとに区切りをつけ、休憩した方が効率を上げやすいでしょう。

メールチェックは決めた時間に決めた時間だけ行うようにした方が、集中力を継続しやすくなります。仕事ムードへの切り替えをスムーズに行うために、朝の仕事始め時、昼食直後もいいでしょう。終業1時間前と全部で3回、時間も10分間だけと決めると、ムダな時間を費やすことが減ります。

雑務は本業と分け別の時間に集中すると、作業効率が大きく改善されることを実感できるでしょう。

快適に作業を進められる仕事場を確保する

フリーランスは自分の好きな所で働くことができるのも魅力の一つです。そして、仕事場も多くの選択肢の中から選ぶことができます。

自宅で働いたり、カフェやファミレスを利用したり、図書館を利用したりできます。コストがかかりますがシェアオフィスや、レンタルオフィスを利用することや事務所を借りることも可能です。

仕事場の選択はパフォーマンスに大きな影響を与えます。各仕事場のメリットとデメリットを挙げましたので、参考にして快適に作業を進められる仕事場を確保してください。

まずメリットをあげますと、自宅で働けば外出する必要がなく、固定費はかからず、光熱費等は経費として計上できるメリットがあります。カフェ等を利用すれば、光熱費等がかからず、気分転換しやすく、気軽に利用できるメリットがあると言えるでしょう。そして図書館を利用すれば、利用料がかからない、利用したい時に利用できる、参考となる資料をすぐ入手できる、仕事に集中しやすい等のメリットがあげられます。

しかし、自宅で働くと、仕事モードへの切り替えが難しい、打ち合わせの場所がない等のデメリットがあります。また、カフェなどの利用はコストがかかり、集中が困難で、長時間滞在が難しく、情報漏洩の危険性が高い等のデメリットがあると言えます。そして図書館の利用は利用時間帯が限られる、電話ができない、Wi-Fiが使えないことがある等のデメリットがあります。

フリーランスを初めてまもなくは、どの環境が自分にあっているのかわからず、作業効率が上がらないと悩むことが多いでしょう。そのような時は、仕事場を変えて様子を見ても良いのではないでしょうか。

TO DOリストを作成・活用する

フリーランスにとってタスク管理は必須のスキルです。仕事を見える化し情報を整理することにより、仕事の進捗状況を精確に把握し、漏れのないスケジュールを立てられるでしょう。

タスク管理を行えば、時間を明確化でき時間内で仕事を終えることができるため、短時間で仕事を仕上げられる可能性も高まるでしょう。そして時間を細分化して計画をたてるようになれば仕事への集中度も向上する可能性があります。

業務の棚卸しが進めば、優先順位もはっきりし、TO DOリストも立てやすくなるでしょう。

TO DOリストの作成方法としては、まずもっている仕事を書き出してください。次に仕事の優先順位を決めましょう。そして、タスクの管理ツールに、それらを落とし込む方法が良いとされています。ツールに落とし込むことにより漏れや間違いを見つけやすくなると言えます。

仕事のルーティンを決めて無駄を省く

ルーティン化とは内容が決まった作業をマニュアル化し、マニュアルに従い、特別に考えることなしに作業を進めることです。

ルーティン化することにより、迷いなく、無駄なく作業に集中できるため作業の効率化が進みます。ルーティン化するためには作業内容を書き出し、時間の無駄をなくすため、作業に無駄がないかよく検証します。

ルーティン化には、習慣化し作業に慣れることで、困難と思われていた作業の克服ができる可能性もあるでしょう。

業務内容・クライアントに合わせたマニュアルを作成する

フリーランスをしていると様々な案件を掛け持ちで、同時並行的に行うことがしばしばあります。そんな時それぞれの案件の規定がわからず、確認作業に時間を取られることも少なくありません。

それぞれのクライアントに対するマニュアルやテンプレートが作成してあると、上記の確認作業が不要となり、ミスを抑えることができます。

問題が発生した時の対処方法もマニュアル化しておくと、慌てずに冷静に対処できるため、業務を効率化できるでしょう。

実際に作業をしながら業務内容と問題点を洗い出し、流れをフローチャート化し問題点と対処方法を書き込みながらマニュアルを作ると実際に即したものができるでしょう。

フリーランスとしてのレベルを効率的にアップさせる方法

フリーランスにとって技術力を高めることは、キャリア形成に直結し、高収入へ繋がるため必須となります。それは様々な分野への応用が効くようになることで仕事の幅が広がり、多くの需要に対応できるようになるためです。

新しい分野が必要とする、最先端の技術の知識やプログラム言語のスキルを持った人は少なく、技術者不足の状態にあります。そのため、このような分野の案件は非常に高単価であると言えます。

会社の業務で学んだような知識だけでは、スキル不足の可能性が高いでしょう。フリーランスには即戦力となる高レベルの技術力が必要とされますので、効率的に技術力をアップさせることが必須と言えます。

効率的に技術力をつけるためには、普段からレベルが高めの案件に挑戦し、挑戦できる力を養うためにセミナーなどへ参加することも重要でしょう。SNSを活用し最新の情報を得ることや、エンジニア同士が情報交換しあえるサイトに参加することで情報力を高めることも必要です。

IT開発力や英語能力を高めることでハイレベルの高単価な案件にも挑戦できるようになるでしょう。

引き受ける仕事・引き受けない仕事を明確にする

仕事を引き受ける前に依頼主と何度か依頼案件に関する打ち合わせを行いますが、疑問点が生じたら曖昧のまま放置せず、メールで確認しましょう。メールで行い、互いのやり取りを文面で確認できることで問題の発生を避けることができるでしょう。

フリーランスの良い所として、引き受ける仕事のマネジメントができることが挙げられます。しかし、引き受ける基準をはっきり決めておかないと、自分のしたいことがわからなくなるでしょう。

実績として公表できる案件を重要視する

フリーランスが案件を取るためには発注者に信用してもらう必要がありますが、その信用はどのようにしたら得られるのでしょうか。信用を得るには公表できる実績を多く持つことが考えられます。発注者は公表された実績を参考にして、受注者が望む技量を持っているか判断するしかありません。

実績の少ないうちは、単価が安くても、公表できる案件であれば受注した方が得と言えるのではないでしょうか。

公表できる実績が多くなれば発注者にアピールできるようになり、仕事の機会や幅が広がる可能性が高くなります。

仕事の単価を見極める

フリーランスの単価は案件ごとの単価交渉によって決まりますが、職種やスキルによって単価は大きく変わります。他の案件と比較し、相場観をつかんだ上で交渉しましょう。

案件選択の一つの手段としてクラウドソーシングで受注する方法があります。いろいろな案件があり、中には非常に安いものもあります。あまり技術のいらない案件は、応募者が多いため特に安い傾向にあると言えるでしょう。案件もたくさんありますので、焦らず良い条件のものを探してください。

探す時には、悪質な低単価の案件を見極め避ける必要があるでしょう。相場観をつかんだ上で、適当と思われる案件に応募します。中には条件をつけて高めの単価を装うものもあり、条件をクリアすることが非常に困難な場合が多いので注意しましょう。

フリーランスになりたては実績を積み上げることを意識する

フリーランスになったものの案件が獲得できず、廃業し企業に再就職せざるをえない場合もよくあります。その原因は職種にはあまり関係せず、共通しているものが多く見られます。

まず、スキルの向上を図らずに技術不足のままでいたために、高単価の案件をとることができず生活が成り立たなくなってしまうことがあげられます。技術を磨きながら、少しずつ上のレベルの案件を確保してください。

次に、クライアントが発注する時に判断基準とする、実績が少ないため受注できないケースもあります。実績が受注のためにいかに重要であるかを理解し、多少条件が合わなくても、はじめのうちは積極的に受注して行くことをおすすめします。

そして、技術が上がり実績ができても、それを発注者に知ってもらう営業が必要です。営業が苦手な人はエージェントを利用する方法もあります。

メールのレスポンスは迅速・丁寧を心がける

迅速で丁寧なレスポンスをとることは相手に安心を与え、信頼感を持ってもらうことができます。そのため、整理整頓能力をアピールでき、コミュニケーションが取りやすいと感じてもらえるでしょう。連絡をできるだけ密に取ることにより、信頼関係も確立されやすくなります。

問題が起きた時ほど早く、丁寧に連絡を取ることも重要です。特に関連する人が多い時は、すべての人の進行を妨げてしまう可能性がありますのでいつも以上に迅速にレスポンスを取った方が良いでしょう。

レスポンスを早くするには、優先順位を考慮した上で連絡が来た順に返答をしていけば、抜けを抑え早い返答ができるでしょう。その場で返答が困難な時も、返答が遅れる理由をとりあえず伝えておくと、安心感を持ってもらえる可能性が高くなると言えます。

エージェントの活用も検討する

エージェントを利用すればエージェントが持つ多くの案件の中から、希望に沿った案件を紹介してくれますので、自分で探す必要がなくなります。

その上契約業務に慣れたエージェントの担当者が煩わしい契約手続きを代行してくれますので、必要事項を確認して、サインをするだけで契約ができ面倒がないと言えます。

そして、仕事が終了すると新たな案件を紹介してくれますので、空白期間もなく、安定した収入を得られることになるわけです。

また、生活上の不安があれば、各エージェントが様々な福利厚生のサポートを用意しています。

一方で、在宅案件やシニア世代向け案件が少ないなどの問題点もあります。しかし、フリーランスの継続にはエージェントの活用は欠かせないものになっていると言えますので、登録を検討してみてはいかがでしょうか。

フリーランスの仕事を効率化するために役立つツール6選

様々な業務を一人で行わなければならないフリーランスを支えてくれ、効率化を無理なく推し進めてくれる便利なツールがたくさんあります。

それらのツールを使うことにより、手間がかかる金銭管理等を簡素化できるため、業務に集中でき生産性を上げることができます。

その他にも、スケジュール管理、タスク管理、コミュニケーション環境整備などのツールを利用することにより、無理を感じず管理ができるため、余裕が生まれる可能性が大きくなるでしょう。そして、今行うべきタスクは何かを視覚化できます。そのため、抜け漏れを減らせ、優先順位を付けやすくなる等のメリットを生み出せます。

1：Chatwork

ChatworkはLINEとよく似た使い方ができ、国内上位クラスのシェアを誇り、官公庁や大企業を含め幅広く実績があります。メールよりも安全な使いやすいビジネスチャットツールとして活用されています。

タスク管理、ファイル共有、ビデオ通話もでき、過去のメッセージをタイムラインで確認することも可能です。また、GmailやGoogleカレンダーなど多くの他サービスと柔軟に連携できることも効率化に寄与しています。

2：Evernote

Evernoteはあらゆるデータを分類しながら保存できるテキスト系アプリのツールです。PCとスマホやタブレット等と同期できるため、どこでも作業を継続できフリーランスにとっては貴重なツールです。

ノートに対してURLを発行できるため、データのやり取りが容易になります。ファイルを保存して、クラウド化することも可能です。

クリックするだけでWebページを保存できますので、気になったページをどんどん取っておけます。検索手段が優れているため、保存したファイルを素早く見つけることが可能です。

また、テンプレート機能により高速で書類作成ができ、チェックリスト機能を使用すれば、タスク管理ツールとしても利用できます。

3：Zoom

二人だけとの制限はありますが、Zoomを利用することにより、遠方の相手とコストを掛けずに会談ができることは、フリーランスにとってとても助かることではないでしょうか。3人以上の場合40分で強制終了となりますが、再接続すればまた40分会談は継続できます。コーヒーブレイクに丁度よいのではないでしょうか。

スマホでも利用できるため、人数が多い時でも一箇所に集まる必要がなく、会議室の準備もいりません。研修やセミナーを開く時もオンラインで開設すれば、広い部屋の確保も心配しないですみます。

また、Zoomの画面共有機能を利用すれば図表や映像を使用して、詳しい説明が可能です。それにより、クライアントにも十分納得が行く説明ができるのではないでしょうか。会談中にチャット機能を利用してテキストやURLなどを送ることも可能です。

さらに自動記録機能もあり、後で会談の内容を確認できるため、トラブルの発生を抑えることもできるでしょう。

4：Toggl Track

Toggl Trackとは無料で利用できる、操作がとても簡単な時間管理ツールです。

タスクの開始時に作業内容を入力しスタートボタンを押し、終了時にストップボタンを押すだけです。これだけでタスク内容と作業時間が登録され、一週間のサマリーをグラフ化して見ることができます。それにより、何にどれだけの時間を費やしているか確認でき、作業の効率化の判断材料となるため作業計画を立てやすくなります。

フリーランスは時間の自己管理が難しく、集中力を保つことに困難さを感じることが多くあるでしょう。しかし、ボタンを押すことで気持ちのオンオフを切り替えることができるため、緊張感を維持できますし、作業効率を改善できます。

また、Toggl Trackは他の多くのタスク管理ツールと関連付けることが可能です。パソコンだけでなく、スマホやタブレットとも同期できますので、場所を選ばず常時使用することができます。

無料で使用できるのは5名までですが、個人で使用するのには無料で十分と言えるでしょう。

Toggl:チームの作業を改善するための時間追跡、プロジェクト計画

5：Misoca

フリーランスで一番困るのは、決済関係の書類作成に多くの時間を取られることではないでしょうか。Misocaは業務を効率化するクラウドサービスで、見積書、納品書、請求書の作成、発送等を行っています。スマホにも対応していますので、顧客との面談中に書類を作成できれば、業務の進展を早められる可能性があるでしょう。

書類の作成は容易で、数多くあるテンプレートの中から適したものを選択し、情報を入力します。必要項目には登録したものから選んで入力できるため、容易と言えるでしょう。繰り返し作成する書類は作成日を指定すれば自動的に作成できるため便利です。

業務の進行状況を業務ごとに管理してくれるだけでなく、回収保証サービス、決済サービス、口座振替サービス等もあり便利に使えます。

1年間の無料キャンペーンを実施する場合もあるようですので、そのような機会を捉えて試用してみるのも良いのではないでしょうか。

請求書作成ソフト | Misocaで見積書・納品書・請求書作成

6：Backlog

Backlogはプロジェクトの進行を視覚化して、チームのタスク管理を容易にすることを目的として開発されたアプリです。しかしフリーランスが一人で利用することも、少人数で利用することも可能です。案件数が増え外注する場合など、外注先のタスク管理が必要になる可能性も考えられるでしょう。

Backlogはタスクの視覚化のためにカンバンボード、ガントチャート、進捗ステータスなどの機能を持っており、タスクの抜け漏れ防止のために担当者や期限を明確にする、課題一覧表示や担当者期日設定等の機能があります。さらに、メンバー間のコミュニケーションの円滑化のためにコメント機能やファイル共有の機能も備えています。

操作が簡単で扱いやすいことや、画面表示が簡潔で分かりやすいことから、初めての人でも容易に使用できると言われているのです。色々な外部サービスと同期できることから、活用方法をさらに広げることが可能になります。

タスク管理やファイル共有もできるプロジェクト管理ツールBacklog

フリーランスの仕事は効率化を図ってレベルアップしましょう

時代はどんどん変化しています。そして、変化に従って求められるものも変わっています。求められるものを提供し続けてこそ、高い報酬を獲得し続けることが可能となるのではないでしょうか。

スキルを習得することがスキルアップであり、仕事の内容そのものを進化させて行くことがキャリアアップです。この記事で説明してきたような色々な方法を実践し、効率的にレベルアップし続けて行くことが重要と言えます。変化に合わせスキルアップし続けることにより、新たな仕事の経験を積み、仕事の幅を広げ、キャリアアップし続けます。そ

れが、世の中の変化に対する対応方法であり、将来への安心感をもたらすと言えるのではないでしょうか。この記事を読んで、フリーランスの仕事の効率化を図ってレベルアップしていきましょう。

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