Accessを活かせる仕事は？Excelとの違いや持っておきたいスキルも紹介

Accessは、データベースを作成でき、ネット上に大量のデータがあふれている今の時代に合ったスキルであり、手軽に取り入れやすいスキルであるため、将来性は高いと言えるでしょう。また、Accessは、営業事務や一般事務職からデータベースエンジニアなどさまざまな職種で活用できます。

本記事ではAccessでできることやAccessが使われる仕事の種類などとともにAccessの将来性について解説しています。Accessについて興味がある方は是非参考にしてみてください。

事務系の案件で求められることが多い「Access」とは？

事務系の案件で求められることの多い「Access」は、Microsoft社が開発したソフトウェアです。

Accessは仕事で扱う大量のデータから簡単にデータベースアプリを開発できます。テンプレートが用意されているため、初心者が学びやすいソフトウェアの1つです。

フリーランスで事務系の案件を獲得したい人や、データベースを扱う仕事がしたい人にとって、Accessは持っていて損をしないスキルといえるでしょう。データベースの管理や運用を目指す人にもおすすめのスキルです。

Accessを使ってできること

Accessはデータベースを作成できるソフトウェアです。

Accessを使えばデータの保存や削除、更新などが簡単に行えたり、大量のデータから必要なデータをすぐに探し出したりできます。また、取引先や顧客に合わせてAccessをカスタマイズして、より見やすいデータベースを作り上げられます。

大量のデータ処理に追われる仕事であれば、Accessのスキルは必須といえるでしょう。事務系案件の獲得を目指したい場合は、Accessのスキルを持っていることをアピールするのがおすすめです。

Accessを使うメリット

Accessはアプリケーション型のソフトウェアであるため環境構築がしやすく、大量のデータをデータベース化して快適に管理できるソフトウェアです。

実行環境が整っているため、Accessをインストールするだけで簡単に使い始められる点もメリットでしょう。Microsoft社の開発したソフトということもあり、セキュリティ面でも安心できます。

また、データ形式を指定したりテーブルを使って入力したりするため、入力ミスでデータを上書き削除してしまう心配がありません。複数のテーブルを使ってデータを処理できるため、Excelで作る表よりも複雑なデータを管理できます。

Accessと似ているExcelとの違い

Accessは表形式のデータベースであるため、Excelと似ている部分があり混同する人もいるでしょう。

しかし、AccessとExcelはできることに違いがあります。使用目的や取り扱うデータ量に応じてAccessとExcelを使い分けることで、それぞれの良さを活かしていきましょう。

ここではAccessとExcelの違いを紹介します。AccessとExcelの使い分けの参考にしてください。

使用目的が違う

AccessとExcelの主な違いは使用目的の差です。Accessはデータベースを管理するときに使い、Excelは表計算するために使うソフトウェアです。

Accessはデータを入力する際にテーブルやフォームを活用しますが、これはデータをそのままセルに打ち込むExcelとは大きく異なります。

Accessで出来上がったデータに更に追加入力する際は新たなテーブルやフォームに打ち込むため、過去のデータに追加データを上書きしてしまうというミスが起きにくく、大量のデータベースを作成する際にも役立ちます。

しかし、Excelでデータを新たに追加する際はそのままセルに追加入力するため、上書きで削除してしまわないように気をつければ、Accessよりも操作が簡単と感じる人が多いでしょう。

取り込めるデータの量が違う

AccessとExcelでは、Accessの方が大量のデータを取り込むことが可能です。

データベースを作れるAccessは大量のデータを取り込んでも処理速度が落ちにくいため、Excelで処理できない重いデータを使う場合はAccessで作業した方が良いでしょう。

また、データベースをシステムと組み合わせて使えるのもAccessのメリットです。大量のデータを扱うのであれば、Access環境を整えておくと良いでしょう。

データの取得方法や編集方法が違う

AccessとExcelではデータの取得方法や編集方法に違いがあります。

Excelではデータを取得する際にソートをかけたりフィルタを使ったりしますが、取得するデータ量が多いとデータを探しだすのに時間がかかることもあるでしょう。しかし、Accessの場合は大量のデータを扱ったとしても処理速度が落ちない点がメリットです。

また、Accessはデータの型を指定する必要があるため入力ミスを防げます。例えば、Accessであれば数値を指定した箇所に数値以外の言葉は入力できませんが、Excelでは数値も言葉もどちらも入力できるためミスに気づきにくいでしょう。

Accessが使われる仕事の種類

Microsoft社にはWordやExcelがありますが、Accessが使われる仕事にはどのような種類があるのでしょうか。

Accessのスキルを活かして働きたい人や、フリーランスで案件を獲得したい人は職種を絞って探してみると良いでしょう。大量のデータを扱う仕事であれば、Accessのスキルについて記載がなくても業務に役に立つ可能性もあります。

ここからは、Accessを使用する仕事の種類について具体的に紹介します。Accessの案件を探している人は参考にしてください。

営業事務や一般事務職

Accessのスキルが役立つのは、営業事務や一般事務職です。事務といえばパソコン操作が必須のところがほとんどでしょう。中でも重視されるのがWordやExcelですが、大量のデータを扱うような職種の場合はAccessを使用することがあります。

資料作成やデータベース作成が事務の役割として割り振られている会社の場合は、Accessのスキルがあることをアピールするのがおすすめです。

特に営業事務などは、営業をサポートすることが目的の事務職です。一般事務よりも専門的な書類作成や、データベース作成を任される機会もあるでしょう。

フリーランスでAccessの案件を獲得したい人は、積極的にスキルがあることをアピールしていきましょう。

データベースに関わるデータベースエンジニア

Accessはデータベースに関するスキルであるため、データベースエンジニアとしても活躍できます。

Accessのみを扱うというよりは、他のプログラミング言語と併用してデータベースの構築から運用まで担当することになるでしょう。データを収集して分析したり、データをより活用しやすくしたりするためにも、データベースエンジニアは企業にとって必要な存在です。

また、データベースの運用ではエンジニアとしてのスキルだけでなく、他の部署とコミュニケーションを取る必要があります。Accessのスキルと共に、周囲との関係構築にも力を入れると良いでしょう。

Accessと一緒に持っておきたいスキル

前述したようにAccessのみでもデータベースは作成できますが、他のプログラミング言語と併せてデータベースの運用を行う場合もあります。また、会社や取り扱うデータの種類によって使われ方はさまざまでしょう。

Accessスキルを活用してデータベースエンジニアを目指す場合は、他の言語やスキルも習得しておくと強みになります。ここからは、Accessと一緒に持っておきたいスキルを紹介するため参考にしてください。

Office製品で使われるプログラミング言語「VBA」に関するスキル

VBAはVisual Basic for Applicationsの略で、Microsoft社の拡張機能として使われているプログラミング言語です。OfficeソフトのWordやExcelで大量のデータを入力するときにVBAを使うことで情報処理が簡単になります。

例えば、キーボードで同じ文字を何度も入力する際にVBAを使うことで、100回でも200回でも簡単に入力を繰り返せます。Accessと一緒にVBAのスキルも習得しておくと便利でしょう。

データベース言語「SQL」に関するスキル

SQLはデータベース言語であるためシステムを組むことはできませんが、データを管理し操作することができます。SQLを覚えてしまえば、他のデータベースに関する言語を学ぶ際にも同じように操作できるので便利です。

Accessを事務職ではなくデータベースエンジニアとして活用したい人は、SQLのスキルを学んでおきましょう。転職やフリーランスとしてデータベースエンジニアになる際にも役立ちます。

Accessについて知っておくといいこと

Accessのスキルを習得するか迷っている人や、Accessをこの先どのように仕事に活かしていこうか迷っている人も多いのではないでしょうか。

ここからはAccessの将来性や学び方、資格などについて具体的に紹介します。

Accessの気になる将来性

Accessはデータベースを作成できるため、大量のデータがネット上にあふれている今の時代にマッチしたスキルといえます。

企業だけではなく、個人もネット上にいろいろなデータを発信しているため、情報収集する際にもAccessが役立つでしょう。さまざまなデータを収集したり必要なデータのみを取り出したりと、データベース化はこれからの時代にかかせないスキルです。

AccessはOfficeソフトと一緒にダウンロードして使えるため、個人でも取り扱いやすいでしょう。独学でAccessのスキル習得を目指す人にとっても、手軽に取り入れやすいスキルの1つといえます。

Accessを学ぶ方法

独学の場合は市販のテキストが書店で販売されているため、その中から自分が学びやすいものを選びましょう。テキストを読むだけでなく、実際に手を動かしてAccessを操作してみることが大切です。

独学でのスキル習得に不安がある場合はパソコンスクールなどで学びましょう。しかし、Accessだけを教えてもらえるスクールは少ないため、Officeソフト全般の講座でAccessを学べるところを探してみましょう。

また、資格試験対策などもセットで学ぶなど、自分のスキルアッププランに合わせて講座を選択するのもおすすめです。Accessの資格を保有することで実務で役立てることをアピールすることも可能なため、Accessのスキルを活かして仕事につなげましょう。

Accessに関わる資格

AccessはMicrosoft社のソフトウェアであるため、MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）資格の中にAccessの項目があります。

受けるMOSのバージョンによってAccessかAccessエキスパートかの名称が変わるため、注意してテキストを選びましょう。対策講座を受けてから試験を受けられる会場もあるため、事前に公式ホームページで確認するのがおすすめです。

MOSでAccessに関わる資格を取得すると資格欄に記入できるため、転職する際のスキル証明に役立ちます。Accessを扱える証拠になるため、実務経験がない場合はMOS資格を取得しておくのも一つの手でしょう。

Accessを使った仕事について知ってスキルアップを目指してみよう

ここまで、事務職やデータベースエンジニアとして活躍できるAccessについて紹介しました。

Accessはデータベースを扱う仕事に役立つスキルです。営業事務や一般事務を目指している人は、WordやExcelのスキルと共にAccessスキルを習得しておくと良いでしょう。

また、データベースエンジニアになりたい人にとってもAccessは取り入れやすいスキルの1つです。Officeソフトをダウンロードしてすぐに使えるため、他のプログラミング言語やデータベース言語と一緒にAccessのスキルを学んでおくのがおすすめです。

その他にも、大量のデータを扱う職種であればAccessが役立つ可能性もあります。将来性も高いスキルであるため、スキルアップの一環としてAccessを学んでみましょう。